▽動画で知りたい方はこちら▽
【SES契約管理の落とし穴。「知らない」では済まない、法令順守できている！？】
こんにちは。中小企業の事務ソリューションを推進する、統合業務システムの事務SOLです。
事務SOLは人事や営業などの各経営データを1つのシステムでまとめて管理できるクラウドソフトですが、その中の1つに契約管理機能があります。
SESではクライアントごとに契約形態や給与計算方法が複雑で、契約管理〜毎月の書類作成も煩雑になりやすくお困りの方は多いです。
事務SOLは、1アカウント無料で使えるソフトであるにも関わらず、
派遣法に準拠した契約管理、契約書作成もカンタンにできます。
今回はSESの契約管理について、事務SOLの生みの親である、
VIPソフトウェア株式会社
取締役管理本部長 岡田郁二氏に話を聞きました。
 |
岡田郁二 |
|---|---|
| VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。 | |
 |
黒田実緒 |
|---|---|
| ウェブマーケティング会社を起業し一年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
事務SOLは無料の経営管理ツールなのに法令順守で、SESも安心！
事務SOLのユーザーインタビューをしていると、「法律に基づいた契約管理がカンタンにできるので助かる」という声があちこちから聞こえてきています。これについて教えてほしいです。
事務SOLは派遣法に則った契約管理ができるように作られています。始まりはSES会社を経営する私が、管理をラクにするために作ったソフトなので、派遣・請負・委任・準委任・売買といった、案件ごとに適した契約形態の書類まで作成できるようになっています。
他社ソフトは契約書の作成機能までついているのでしょうか…。少なくとも無料で使えるソフトで、ここまでSES会社に特化した契約書作成の入力フォームが出来上がっているものは、ほとんど無いと思います。派遣会社用のERPなどにはこういった専門的な機能が付いていますが、これはSES会社でも使う機能なんですよ。
事務SOLは「案件」単位でデータを管理していくので、請求書発行だけじゃなく、契約書の作成からできる！というのがポイントです。
事務SOLの強みは、人事・営業・経理の業務、そして経営まで一つでできること！
よく勘違いされるのだけれど、事務SOLは会計ソフトでもないし、契約管理や請求書発行の専用ソフトでもないんです。何をするためのものか。
それは…
SES会社の経営に必要な全ての事務作業を、1つのソフトで完結する管理ツール！
それはイコール、経営に必要な情報が全て統合されて、管理会計ができてしまうってこと。
だから「事務ソリューション」を略して「事務SOL」っていう名前を付けたんだよ。
あ！「事務SOL」ってそういう意味だったんですね！今頃気付いたのかい！？（汗）いや、岡田さん。言わせてもらいますけど、最初本当に理解するのが難しかったです。
事務SOLって会計ソフトなの？なんなの？って。
やっとわかったのは「✗ 会計ソフト」じゃなくて「○ 経営の全ての数字を管理するソフト」だってことです。
そうか。（ずっとそう言ってたつもりだったんだけど…）ソフトウェアって、それぞれ得意不得意があるよね。
会計ソフトはいかに会計処理をラクにするかを考えて作られている。
その一方、契約管理ソフトと言われる業務の一部分を切り出したものもあるし、毎月の請求書発行をラクにするソフトもある。
事務SOLは、大手しか導入できないようなERPシステム（Enterprise Resource Planning＝企業資源計画）を中小企業向けに作ったものだから、マネジメントをラクにすることを追求して作っているんだ。
契約管理なんて、それこそ経営の基本でしょう？
だから派遣法に準拠した形の入力フォームをつくって、抜けもれなく書類を作成できるようにしてあるんだ。
派遣に必要な機能が全部付いている「派遣業務系システム」と言われるものもあるけれど、値段が高いです。
100万円以上する。
派遣業にしか使えないけど、派遣に特化しているからそういう会社には売れるわけです。
ただ、考えてみてほしい。
10人未満の会社がそんな高いシステム使えるかい？
SES会社は未だにExcelで管理している人が沢山いるよ。
私が助けたいのはそういう中小企業なの！
契約管理、色んな管理がいい加減になってしまって、足元をすくわれたり、仕事を取りこぼして潰れてしまう。リーマンショックの時に、目の前で身の回りの企業が倒れていくのを見てきたから。
それを助けたいと思ったんだ。
だからうち（事務SOL）は、派遣契約とか請負契約とか、どんなSES会社でも使える機能を入れている。
実際に、うちの会社がそうだからね。
派遣契約も請負契約もやる。商材も持っているから売買もやる。
必要なものを全部入れている。
いや、岡田さん素晴らしいですよ、本当に。そんなソフトが無料で使えていいの！？って思いましたもん。だからマーケティングもタダで手伝ってよ！それは無理です。契約管理機能、入力フォームを実際に見てみよう！
実際の画面をみなさんに見せてあげたいと思います！派遣契約の書類のフォームがどうなっているか。
「派遣契約」を選ぶと自動でこんなに入力項目が出てきます！！契約形態ごとに、それぞれ異なる入力フォームが自動で出てくるようになっています。士業の人と一緒に構築しました。
入力しなくてもサッと案件を立ち上げられるように、事務SOLではあえて「入力必須」にはしていませんが、これらの入力項目は契約時にはどれも埋まっていくはずです。
契約形態を派遣から請負に変えてみてください。
請負契約は派遣契約よりも入力項目が少ない。
このように、事務SOLの書類作成は契約ごとに書式が違うのです。
ところで、案件を登録する時の「政令業務」って何のことですか？
「派遣」という労働形態は、業務内容によって許可されています。例えば、派遣で公安や医師の仕事をしてはいけないなど、法律があるのです。
「派遣の待遇決定方式」という項目がありますね。賃金の支払い方もここで選べるのですね？
派遣契約は複雑で、支払い方も案件によって違います。時間単価だったり、月額単価だったり。SES会社の締め処理が大変になる理由はここ。
月末にならないと作業報告書は出てこないし、いくつもある案件ごとに、契約時の精算単位で請求額を出していく。エクセルで手計算していたら、混乱するしすごい手間がかかるよ。事務SOLは、登録した契約時の精算単位で、自動計算できるようになっているから、締め処理もすごくラクだよ。
▽動画で詳しく▽
また、営業の締め処理が終わらないと、事務員さんが請求書を発行できないというのも問題なんだ。「先日インタビューしたお客さまは、それで「人間関係がギクシャクしていた」って言ってましたもんね…。私あの方のお気持ちはよく分かります。
（SESの業務管理事例！ 「責任範囲が明確に！社内のギクシャクが解消！」）
忙しい営業さんにわざわざ電話して、「この新規のお客さん請求どうなってます！？契約内容ってどうなってます！？」って、聞かなきゃいけないの…ものすごくイヤです…。
それも月末に…。
事務も焦っているし、営業は営業で忙しいし…
そりゃあ人間関係悪化しますよね。
インタビューしたITプロデュースさんは、一人ひとりの業務の責任範囲が明確になったって言っていたね。どこまでが自分の業務なのか。それをいつまでにやるのか。
営業はいつまでに案件情報を入力しておかないといけない、それをみんなの共有ツール（事務SOL）の中で管理しているから、「入力されていない」「状況がわからない」というプレッシャーを、事務員さんも一人で抱え込まなくていいんだ。
SESの管理ツールで人間関係まで改善できたというのは素敵な事例ですよね！同じお客様の案件なら契約管理はコピー＆ペースト！
会社の規模に関係なく、どのSES会社さんでもこのように契約書を作成、管理しているのですか？そうです！クライアントから「この契約内容で」と指示が出て、同じ内容で技術者とも契約を結びます。
うちも以前はExcelでコピペしながら書類作成していたんですよ。
派遣契約だと、業務内容・精算方法・経費精算・便宜供与・安全衛生義務など、多くの入力項目があって、それは大変。
それもクライアントによって内容が違う。
そして書類も
就業条件明示書、就業条件同意書、派遣元管理台帳、労働者派遣通知書など沢山あるんだ。
だから事務SOLは、案件に契約内容を登録しておけるから管理がラク。
一度登録してしまえば案件ごと複製できるようにしてある。
同じクライアントなら、契約書類の内容もほとんど同じだから、プロジェクトの度に契約書を作成する手間が省けます。
契約管理の落とし穴。「知らない」では済まない、法令順守できている！？
SES会社さんが契約管理に悩んでいる理由が少しわかりました。「派遣」はこんなに書類が必要なんですね….。
システム導入時には、どれだけSES業界を理解して作られているか、良く機能を見て選んでほしいですね。書類作成がカンタン、契約管理がラクだからいいわけではない。
この業界に限った話ではないけれど、フリー書式で好きなように入力できて、実際には何契約をしているのか認識していないという経営者は意外に多いと思います。いざ税務署や取引先からツッコまれた時に、立ち行かなくなる。万一訴えられても負けてしまいますよ。
5年で85％、10年で94％の会社が潰れると言われているんです。
事務SOLはそうした中小企業の事務作業に、「統合管理」という概念を持ち込んで、1つのシステムで経営を管理してもらうシステムです。
人事、営業、経理、全て事務SOLの中でやる。
だから管理会計ができるんです。
中小企業経営者はお金の管理を根底から見直そう！
事務SOL…実際に使ってみて、正直最初の入力は大変に感じていました。他社のクラウド会計ソフトに慣れきっていたので、操作性も違うし。
「次の画面に進めない…」ということがあったり。
その「？」を何回か繰り返して気が付いたんです。
全部、正しい業務フローに従って作られてるんだなって。
営業さんの締め処理とか、そのボタンが押されないと書類の発行ができないようになっていたり。
それで、1ヶ月の入ってくるお金、払ったお金、経費も全部、ちょっと大変だったけど案件ごとに入力したら、どの案件が利益が出ていて、どれが外注費が多くかかっているなどひと目で分かるデータができました！！
だから何度も言ってるだろう！（笑）そろそろ信用してくれてもいいんじゃないか…（笑）
早く事務SOL成長日記を書いてよ！
そうですね。これから精進します。痛感したのは、入力時、案件登録時にラクをすればするほど「ちゃんとしたデータ」が出てこなくなるということです。
そこまで成長したら、次は現金出納帳と預金出納帳が大事！私は今でも手書きで管理しています。
岡田さんに言われてから、現金出納帳は付けてるんですよ。お金を使う度に記録してます。仕事もプライベートも全部。
実は…恥ずかしながら初めてやってみたんですけど。
自分がどれだけお金を使っているのか、記録していない、わからないというのは「恐怖」だと感じるようになってきました。
それを知らずに何を判断できるのか…
特にこれから社員を雇用したいので尚更そう感じるのかもしれません。
小さな入出金（特に出金）もきちんと記録することで、会社のお金の無駄を見直すことができる。でも手書きは大変じゃないですか？毎日やっていれば、一日２つ３つだから、すぐ終わるよ！毎朝10分。
会社のお金は、1円足りとも妥協しないのが私のポリシーなんです。
無闇にお金を使うのは、会社のお金を捨てるのと同じ。
そうした無駄な出費をしないためにも、預金出納帳は大切ですよ。
画面上で管理すると、入力しただけで満足するんですよ。
（・・・汗。）どこで何にお金を使ったのか、把握しないと会社は成長できません。手書きで出納帳をつけるからこそ、「あれは無駄だった」と1つひとつ反省できるようになるのです。
一部上場のような大企業は、社員数も多く、毎日数えきれないほどの領収書が切られるでしょう。
大企業の経営者はいちいちそれは見ていないけれど、でも経営の数字は真剣に隅々までチェックしている。そこから改善点を見抜いた上で、現場を確認しに行くのです。
いかに会社のお金の動きを終えるか。
「今どき手書き？」と言わずに、一度原点回帰してみることも勧めたいですね。
私もいつ岡田さんのようになれるのか…さっさと事務SOLを使いこなしましょう。
事務SOLは1ユーザーでの利用は無料です！！登録してタダで中身を見てみてはいかがでしょうか？
無料申込みはこちらから！
無料お申込み
下記お客様情報を入力し、「利用規約に同意する」にチェックを入れた後、「上記の内容で申し込む」ボタンを押してください。
送信いただいた情報を弊社で確認後に、ログインアカウント情報をメールにてお送りさせていただきます。
