中小零細企業のバックオフィスに業務改革を起こす統合業務システムの「事務SOL」です。事務SOLは人事、営業、経理、経営など各業務のデータを”ひとつ”のシステムでまとめて管理するソフトウェアです。集計作業や転記作業の無駄をなくし、時間の有効活用を促すことに、様々な企業よりご好評をいただいております。
今回は事務SOL導入企業である
株式会社アイティープロデュース 代表取締役の糸原様と事務を担当される守田様にお話を伺いました。
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株式会社アイティープロデュース 代表取締役 糸原様 |
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| 株式会社アイティープロデュースの代表取締役。東京都・島根県・広島県でソフトウェア開発・ニアショア開発を行っている。 | |
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株式会社アイティープロデュース 管理部課長 守田様 |
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| 株式会社アイティープロデュースの管理部課長。東京都・島根県・広島県でソフトウェア開発・ニアショア開発を行っている。 | |
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黒田実緒 |
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| ウェブマーケティング会社を起業し１年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
SES業務管理事例
【１】事務SOL導入の決め手＝エクセル管理の限界
早速ですが、事務SOL導入に至った経緯を教えてください！
結構前でしたね。10年くらい前でしょうか。まだプレリリースの頃、弊社が出雲の拠点を開設した頃だったと思います。出雲のスタッフに事務SOLでの請求書作成方法を説明したことがあったので、９年前ですね。はじめはエクセルで処理した後に事務SOLにデータをアップしていたのでスタンドアロン版。
その後、デスクトップアプリ版が便利だと聞いて再導入したという経緯があります。途中、間は空きましたが７～８年くらい事務SOLを使っていることになります。
事務SOLを使う前は、どういった方法で社内の情報管理をされていましたか？エクセルでの管理です。創業して15年になりますが、最初の６年は東京の１拠点のみで、従業員の人数も30人程度でした。当時は売上から支払いまで全部エクセルでまとめていました。
ある時、「こういうシステム作ったけど使ってみませんか」とVIPさんに事務SOLを提案されたのですが、説明を聞いた時点では正直あまりメリットを感じていませんでした。正直エクセル管理とあまり変わらないな、という感じで。
しかし、次第に支社でも仕事を受注するようになって、エクセル管理だと売上と請求の照合が大変になって。導入のきっかけになりました。
なるほど、拠点が増えたことでエクセル管理の限界を迎えたということですね！SES業務管理事例
【2】事務SOLで業務の進捗をリアルタイムに把握！
事前情報では「事務、経理、営業、管理部がそれぞれ持っているデータを都度集計していて、今後の取りまとめに不安があった」とのことでしたが、どういった状態だったのですか？例えば、１社に対して複数の案件に取り組んでいたとしても、案件ごとにばらばらにエクセルでまとめていただけなので、請求書を発行する際には該当するものを探し出して明細を合計する必要がありました。事務SOLならば取引先を指定して請求書のボタンを押すだけで即座に請求書が発行できる。それでかなり楽になりました。
お客様単位でまとめて請求書が出力できるということですね。そうです。別々の拠点で対応している案件も、まとめて請求書を発行しやすい。営業案件の管理も同様です。このお客様はどこのどういうお客様で、どのメンバーが関わっているのか、など。拠点が違っても共通管理になっているので、事務SOLがあればいつでもリアルタイムで把握できます。
例えば、東京で発生した案件でも実際の作業は島根で対応することもあるのですか？はい。そういったニアショアを目的として島根に拠点を開設しましたから。経緯や全体像が把握できていないと、実務でどのような支障がありましたか？開発に関しては特に問題ありませんが、営業管理では拠点の異なる各営業担当者が共通認識を持てないことです。最近ですと、ひとつの案件に対して東京と島根のメンバーがそれぞれリモートで参画するような取り組み方があります。そういった場合に、それぞれの拠点で業務管理をしていると、うまくコミュニケーションが取れずに情報がきちんと共有できない。実は同じお客様に対して並行して複数の案件に取り組んでいたことが後からわかる、なんてこともありしました。その点事務SOLでの業務管理はわかりやすく可視化されるので、行き違いなどを防ぐことができます。
業務フローに合わせて随時情報を更新していけるようになり、担当者自身でも業務進捗の把握がしやすくなっているはずです。SES業務管理事例
【3】素早い経営判断ができるのは全体が見えるから
私が一番助かっているのは、一括して売上管理、支払い管理、経費管理が把握できることです。会計士さんにまとめてもらう前に速報値がわかるからです。これはとても役立っています。会計士さんからの報告書が出てくるまでに、どのくらいの日数がかかるものですか？月まとめの数値だとだいたい２～３週間はかかります。それを待っていると、その３週間は意思決定ができない空白期間になってしまいます。事務SOLならば月末時点でおおよその数字が把握できますから、投資案件を進めていいかどうかをおおまかに掴んで下準備を進めることができます。
そして会計士さんから報告書が出てきたら、それが速報値と大きく違っていないかを確認すればいいのです。
それは…スピード感がだいぶ違いますね！どのような事業に対して投資を行っているのですか？
リモートにしようと立ち上げた出雲の拠点。そして次第に現地でも営業活動を始めるようになり、地元の案件も増えました。行政からもいろいろな依頼が来るようになり、別の自治体にもサテライトオフィスを設けることにもなりました。
オフィス開設には当然投資が必要ですし、助成金や補助金が絡むのでその見込みを計算しなくてはなりません。１千万、２千万投資した時に全部自前で用意すると大きな赤字になりそうだけれど、行政からの補助を受ければ何とかなるか…などを試算します。そういった判断材料として、過去の実績と予測を事務SOLで確認するようにしています。
過去の資料をひっくり返しながら手計算で数値を積み上げるか、事務SOLで瞬時に判断できるか。それほど差があります。
SES業務管理事例
【4】初期入力と設定さえしておけばミスなし！
その他「事務SOL導入前は、金額違いが発生した場合の原因究明に時間がかかっていた」と聞いていましたが、エクセルデータを照合しての確認作業ということですね？実はちょうどリアルタイムでその問題が起きていました。未入金の原因を確認したら支払いサイトの設定が間違っていた、という事例です。契約終了月分の入出金がおかしいと気付き、調べてみたら最初にサイトの設定を間違えていたのが原因だったのです。毎月同じ金額を支払ったり、逆に振り込まれたりしている場合はなかなか気付きにくい問題です。
事務SOLを導入していなければ、あちこちの資料を引っ張り出して確認しなくてはならなかった。１か月ずつ遡りながら確認して、果たして何時間掛かっていたでしょうね。
「以前はほぼ毎日入出金の確認が必要だった」というコメントもありましたね。毎日確認しないとミスが発見できなかったということでしょうか？そうです。取り組んだ案件に対しての支払いもありますし、お客様からの入金もありますから。それら全部が末締め翌月末支払いという訳ではなく、10日も、15日も、20日もあるからです。うわぁ、そういう理由で毎日確認が必要だったのですね！エクセルだと必ずミスが起きます。入力ミスもあるし、チェックミスもあるし。特に、支払いミスは取引先に迷惑がかかってしまうので絶対に避けなくてはならないことです。事務SOLならばパッと集計できるので、かなり楽ですしミスも少ない。
そうですね。入金確認も非常に大事です。入金の遅れは早期発見に越したことはありません。万が一業績が良くないなどの事情があったとしても、すぐに連絡すれば回収できる可能性は高まります。
毎日毎日、入出金をチェックしていた守田さんは大変だった思いますよ。
ダブルチェック、トリプルチェックをして、とにかく見逃しがないようにしていますから。
なるほど！ダブルチェック、トリプルチェックも事務SOLだと誰かが気が付けるのですね！エクセルでは複数のファイルに分割されている内容を紐づけしながら作業していました。支払いや入金のサイト一覧表や請求金額を管理するためのエクセルファイルを作成したり、請求書を作成するための請求書用フォルダを作ったりして。入金の確認をするためには表を日付別に並べ替えて調べるようなこともやっていました。
それは大変ですね！エクセルで転記を繰り返していると、その回数だけミスをする可能性があったのです。それに対して、事務SOLでは予め必要な情報を入力さえしておけば、自動的に必要な場所に情報が飛ぶようになっています。会社情報や社員情報、顧客情報を丁寧に入力する手間はありますけど、最初に１回入力しておけば用途に応じて情報が集約されていくので、とても便利ですし安心できます。
なるほど。お金を管理する立場としてはプレッシャーが掛かりますもんね！それから事務SOLで作成できる契約書類なども、根拠があって作られているので信頼性が高いですね。例えば派遣契約書。わざわざ社労士さんと連動して文言を考えたりする必要がない。
もちろん細かいところは調整が必要な場合もありますけれど、ある程度の内容は網羅して作成できます。
フォーマットがない状態から社労士さんとやり取りしながら派遣契約書を作成するとなると、結構な時間が必要になりそうですね。そうですね。時間と手間がかなり必要です。きちんと根拠がある内容なのか、労働基準法に則っているのか、といったことを慎重に確認しなくてはなりませんから。事務SOLでの派遣契約書作成においては、労働基準法に合致した内容が実装されています。
それはとても安心して使える点ですね！SES業務管理事例
【5】無駄がないSES業界特化型の事務SOL
経営の数字を管理するツールには大手のパッケージなども沢山出ていますが、中でも事務SOLを使い続けていらっしゃるのはやはりSES会社に特化したシステムだからですか？VIPさんが長年うちと同じような仕事をされていたので、ご自身が使いやすいように作られていることは知っていました。それならうちでも使いやすいはずだと。最初から会計ソフトではなく、経営を管理するためのツールだと理解していたので何の違和感もなく導入できましたね。
パッケージソフトだと広く網羅されている反面、業界業種によっては使わない機能も多いはずです。
画面上に不要なボタンがいっぱいあれば、当然操作性は悪くなるので、わざわざカスタマイズすることにもなるかもしれない。
それは面倒ですね。契約内容を入力する場合でも、事務SOLでは始めから私たちの業界に必要な項目しかないので、いちいちカスタマイズする必要がありません。その点で気楽に導入できますし、とても使い勝手が良いです。SES業務管理事例
【6】責任範囲が明確に！社内のギクシャクもなくなった！！
事務を担当される守田さんが「楽になった」と感じることはありますか？営業からの聞き取りが減ったことですね。営業担当者は皆忙しいので社内にあまりいなかったり、必要書類も個々に自分のペースで作成されていたりしました。請求が発生するという時点で初めて新しい取引先であることがわかり、そこから請求書の送り先や契約内容、支払いサイトなどの情報を個別にエクセルでもらって整理するような感じでした。
…大変でしたね！事務SOLを使うようになり、案件が決まった段階で営業担当者が情報を入力してくれるので、こちらも事務SOLをチェックしていれば取引先が増えたことが把握できます。また、先方の住所や担当者などの基本情報が把握できます。契約内容もシステム上で確認することができるので、基本的な営業情報の共有という視点でもとても良いです。
月による日数変動などで取引の条件が変わる場合でも、担当営業が予め設定を入力さえしてくれれば請求額も間違いなく把握することができます。
それまでは請求額の確定はどのような手順で行っていたのですか？管理部門が把握できるように、エクセルで作成した一覧表の欄外に営業担当者が金額の根拠をびっしりとコメントを入力している状態でした。それを基に請求書を発行していたのです。金額に相違があると、その理由や明細の書き方を確認する必要がありとても時間がかかり…。事務SOLでは営業担当がOKを出さないと請求書を発行できない仕組みになっているので、間違いは発生しにくくなっています。
イメージ的には営業担当が請求書を発行する感じですね。数字を確定させる、という意味ではその通りです。営業担当者は案件を獲得した時点で情報を入力して、案件をスタートさせます。そして、月末になったら請求確認のボタンを押して、請求書が発行できる状態にする。管理部門はそれを発行して郵送するだけなので、請求の内容や金額が間違っている場合は営業の責任になります。
責任範囲が明確になった、ということですね。それが本来の手順だと思っています。営業担当者が案件受注から請求書発行まで責任を持つべきです。さらに言えば、発行した請求書に対して、きちんと入金されたかどうかを確認するところまでが営業担当者の責任だと考えています。なるほど！経理担当者があるお客様からの入金が遅れているのを見つけた場合、経理担当者は営業担当に伝えさえすればいい。取引先に連絡するのは営業担当者です。きちんとお金をいただくところまでが営業担当者の責任なのです。まれに営業の仕事は案件を取ってきたらそこで終わり、という考え方をする人もいますが、そういうことではないですから。
事務SOLの導入によって、守田さんの業務上の不安や実作業の負担はかなり軽減されたのではないですか？とにかくわかりやすく可視化されるようになったことと、同じような作業を何度もやらずに済むようになったことでミスも減りました。特に、事務SOLがあることで共通の掲示板のように同じ資料を見て、一連の流れを全員で確認ができるという点で非常に楽になっています。それまでは忙しくしていてあまり社内にいない営業担当者をつかまえるのがとても大変で、それが管理部門のストレスになっていました。業務フローが変わり、ストレスも軽減されて人間関係も良くなったと思います。
あと、事務SOLは頻繁にバージョンアップがあるのもうれしいです。その度に使い勝手は良くなっていると思います。
ありがとうございました！今回は実務担当者である守田さんならではのお話も伺うことができて、とても良かったです！
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