事務作業を効率化したいと検討しながらも、具体的なアイデアがなくて悩んでいるという人はいませんか？この記事では、作業効率をアップするための方法ついて紹介します。改善計画を立てる際の考え方から、すぐに導入できる方法まで網羅しているので、ぜひ参考にしてください。
また、ERPやRPAツール、オンラインストレージなど、業務改善に役立つおすすめのツールについても解説しています。ペーパーレスやIT化による業務効率アップを目指している人に役立つヒントもあるでしょう。
事務作業を効率化するメリット
事務作業の効率化を進めると、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。数字でわかる金銭的な面と、可視化しにくい精神的な面から考えてみましょう。
業務時間を短縮できる
無駄な時間をカットすることの積み重ねにより、業務全体の時間を短縮できます。業務時間の短縮は、残業時間を減らしたり、人件費や諸経費を減らしたり、コスト面から考えてもメリットが多くなるポイントです。
また、業務時間が長くなると疲労がたまります。通常時よりミスが増えたり、従業員のモチベーションが下がったりと、業務のクオリティは下がる一方です。
とくに中小・零細企業においては、その人的リソースの少なさによる部署兼任や教育コスト不足による属人化問題から、1名に対する業務負担が膨大かつ煩雑になる傾向があります。少人数企業こそ業務時間の短縮は重要な課題であり、取り組むべき施策といえるでしょう。
時間短縮というと、急いで仕事をしなければならないように感じるかもしれません。しかし、作業効率を上げたことによる時間短縮は精神的余裕をもたらします。ルーチンワークに取られる時間が減ることで、落ち着いて判断する余白を与えることが可能になるのです。
ベストパフォーマンスを引き出すためにも、業務効率を上げて業務時間を短縮することが大切だといえるでしょう。
生産性の向上による利益の増加が見込める
事務作業に必要な時間を短縮し、余った時間を利益に直結する業務に回せば、生産性が向上します。人手が少なく、事務作業とほかの仕事を兼任している従業員がいる企業では、とくに注目したいポイントです。
業務効率化が成功すれば、事務作業に必要な時間が多くてチャレンジできていなかった領域の仕事を増やしたり、事務を専門とする従業員の数を少なく済ませたりできます。
事務員に割くリソースを減らすことで、全体の収益増加が見込めるでしょう。
従業員のモチベーションがアップする
ここまでは費用対効果の観点から事務作業の効率化について解説しましたが、作業効率化は従業員のモチベーションアップにも効果があります。なぜなら、効率化は従業員の負担を軽減することに直結するからです。
たとえば、データ入力に関する業務の効率化について考えてみましょう。無駄を減らして入力する箇所が少なくなれば少なくなるほど従業員の入力時間が減り、チェックする箇所が減ることになります。
チェックする箇所が減るとミスをする確率が減り、精神的ストレスが少なくなるでしょう。また、入力や確認作業に割く時間が減るので、肉体的な負担も減らせます。
事務作業を効率化する方法
事務作業を効率化するアイデアは、身の回りにたくさんあります。業務一つひとつを見直してみると、すぐに試せる方法がいくつか見つかるでしょう。ここからは、事務作業に応用できる効率化のヒントを紹介します。
整理整頓
効率よく事務作業を進めるには、オフィス内の整理整頓が欠かせません。どこに何を保管しているのか探す手間が増えるだけで、余分な時間がかかってしまいます。
整理整頓する際は、散らばった物品を整理するだけでなく、必要なときに取り出しやすい配置を心掛けると効率化が見込めるでしょう。普段どのような手順で業務を行っているのか確認し、従業員が快適に動きやすい導線を整えることをおすすめします。
パソコンのデスクトップや、共有フォルダの整頓も大切です。紙の資料と同様に、アクセスしやすい状態になるよう調整しましょう。検索しやすいファイル名や配置にするなど、あまり業務に詳しくない人でも見つけやすくする工夫をすると効率化しやすいです。
たとえば、膨大で取り扱いにくいデータはデータベース化を進めると効率化が見込めます。情報共有や検索がしやすくなって便利です。
ショートカットキーやExcelの活用
工数削減は業務効率アップに欠かせません。ショートカットキーやExcelなど、事務作業を支援してくれる機能やツールは最大限活用しましょう。
ショートカットキーを1回使うと削減できる時間は数秒しかありませんが、積み重ねると大きな時間になります。繰り返し行う作業が多い業務では、とくに効果が実感できる機能といえるでしょう。
Excelは表計算をするためのソフトです。計算や検索など、表を使ってできることは積極的にExcelを使うことをおすすめします。人間が電卓で計算するよりも早く、正確に数値を叩き出せます。
しかし、こうした業務支援ツールを使いこなせるスキルレベルは、人によってばらつきがあるものです。全体的に作業効率をアップさせたい場合は、頻繁に使用するショートカットキーやExcelの関数などをまとめたチートシートなどを作成するといいでしょう。
定型作業の自動化
工数削減を実現するためには、定型作業の自動化も効果的です。1日に何度も手作業でやっている単純作業があれば、ツールを使って自動化することを検討しましょう。1回あたり5分かかる作業なら、10回やれば50分のタイムロスになっています。
ExcelのVBAなどでプログラムを組んだり、AIや自動化ツールを導入したりすれば、ルーチンワークの単純化が可能です。自分でプログラムを作る時間や技術が足りない場合は、自動化できるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
自動化が進めば、作業に熟達していない人でも素早く業務を進められるようになります。チートシートやマニュアルを作る手間が省け、管理者側の負担も軽減できるでしょう。
業務マニュアルの作成
業務マニュアルの作成や定期的な更新は、事務作業をミスなく行うため、また属人化問題の回避において重要なことです。小さなミスでも多発すれば作業効率を下げてしまうほか、1人の従業員のみが知識や技術を占有している状態は企業成長の妨げにもなるでしょう。
口頭のみのレクチャーばかりでは、教える側の説明力や教えてもらう側のヒアリング力によって伝わる情報量にばらつきが生まれます。聞き手が誤った理解をしたまま業務に着手すれば、思わぬミスに時間を取られてしまうかもしれません。
また、教えてもらったタイミングの情報しか把握できないので、せっかく効率的なやり方が更新されても、情報をうまく受け取れない可能性も生まれるでしょう。
マニュアルは誰が読んでも均質な情報を得られます。誤った情報を伝えないようにすることでミスを未然に防ぎ、作業効率を低下させません。必要な時に読み返せるので、常に最新の情報を確認できることもメリットです。
PCの買い替え
古いPCを使っていると、作業を進めるごとに待ち時間が発生してしまいます。処理速度が遅いと思ったら、PCの買い替えを検討してはいかかでしょうか。
PC購入には大きなコストがかかりますが、長期的な目線で考えれば利益のほうが大きい場合もあります。まずは作業にどのくらい時間がかかっているか計算し、新しくPCを買い替えたときと比較して費用対効果を可視化しましょう。
新しいPCに買い替えれば、これまで使えなかったツールをたくさんインストールできる場合もあります。必ずしも多機能なPCを用意する必要はありませんが、業務に応じて適切なPCを用意すると、さらなる効率化を図れるでしょう。
効率化ツールの導入
世の中には、事務作業を効率化するためのITツールがたくさんあります。作業工数を減らしたり、情報共有のスピードを上げたり、ツールによってさまざまな業務効率の改善に役立てられるでしょう。
「メールで情報共有するのが面倒」「データ管理に手間がかかる」「勤怠管理を楽にしたい」など、現在抱えている課題がはっきりしている場合は、その課題を解決できそうな効率化ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
事務作業を効率化できるツール
事務作業を効率化できるツールは多岐にわたります。自分が担当する業務や所属している企業の業種に応じて適切なツールを選定しましょう。
ERP（統合基幹業務システム）
ERPとは、社内のデータを統合しまとめて管理するシステムです。人事データや顧客データ、営業データなど、複数部署にある情報を一度に確認できます。
ERPは大企業のみならず、すべての規模の企業に恩恵があります。コストや人的リソースに限りがある中小企業であればこそ、ERPによる業務効率化のメリットを強く感じられるでしょう。
たとえば、社内の情報を1つのデータベースに集約できるため、部署ごとのデータ入力の手間が削減でき、情報更新スピードがアップします。さらにシステム保守や管理の労力をコンパクトにできることから、人的リソースの削減と生産性の向上につながるでしょう。
複数のデータを総覧できることで、コストの無駄や改善すべきポイントを発見できる場合もあります。ERPは、コーポレートガバナンスやブランディングなど、経営者目線からもメリットが多いツールです。
RPA（ロボットによる業務自動化）
RPAとは、パソコンのなかで行う単純作業をロボットで自動化できるツールのことです。データ入力や書類作成など、幅広い業務に活用できます。
ふだんの業務フローを見直したとき、大幅に時間を取られている単純作業はありませんか？その作業の一部だけでも自動化できれば、ほかの業務に割く時間を増やしたり、業務時間を短縮できたりします。
RPAツールは、初心者向けの製品を選べば必ずしもプログラミング知識を有している必要はありません。IT系の人材が不足している企業でも、無理なく導入できるでしょう。
メモ機能
パソコンでメモを取る習慣をつければ、後で検索できるので内容を振り返りやすいです。記録した文章をそのままコピーペーストでき、マニュアル作成や議事録作成など、さまざまな業務に転用することもできます。
メモ機能は多くのPCに標準装備されていることもうれしいポイントです。新たにソフトウェアをインストールしなくてもすぐに使えるので、気軽に試せます。
スクリーンショット機能
文章の説明だけではわかりにくいことを伝える場合、スクリーンショット機能を利用するといいでしょう。メモ機能と同様に、たいていのPCにはスクリーンショットが標準装備されています。
ショートカットキーを押せば簡単にPC画面を撮影できるので、すぐに画像が必要なときも活用しやすいです。プレゼンテーション資料やマニュアルなどを効率的に作成できます。
ビジネスチャットツール
チャットツールのなかには、ビジネス目的に特化したものが複数あります。スピード感を大切にしたやり取りやフランクなコミュニケーションなどが求められる場では、チャットツールを活用すると効率的です。
グループチャットに情報を共有すれば、CCやBCCでメールを送るより素早く送信できます。情報共有の手段が単純化するので、ミーティングや成果達成までの時間を短縮できる確率が高いです。
また、多くの従業員が参加しているグループで情報共有すれば、新たなアイデアが生まれることもあります。関わりが薄い従業員もほかの従業員が何をしているのか把握でき、垣根を超えたコミュニケーションにつながるケースもあるでしょう。
また、リモートワークや複数拠点での活動を採用している会社では、ちょっとしたやり取りをするときに便利です。メールより短文で文章を送信しやすいので、気軽に小さな質問をできます。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存できる場所のことです。データの保管に必要となるサーバーを用意したり、メンテナンスしたりする手間が省けるなどのメリットがあります。
オフラインのストレージと異なるポイントは、インターネット環境があればどこでもアクセスできることです。タブレットやスマートフォンなど複数のデバイスや、外出時からもデータを確認できます。重たいファイルの共有や、離れた拠点で活動している従業員との情報共有が容易です。
また、オンラインストレージは過去に保存したバージョンを確認できます。誤って上書き保存してしまったデータを遡って確認したり、過去のデータを復元したり、臨機応変な対処が可能です。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールとは、従業員の打刻や勤怠管理などを包括的に支援するシステムです。手入力では手間がかかる作業をIT化することで、効率よく業務を進められます。
主にIT化できる項目は以下のとおりです。IT化した項目はリアルタイムで反映されるため、データ管理の効率もアップします。
・出勤、退勤時の打刻
・打刻を忘れたときのアラート機能
・勤務時間の集計
・有給休暇の日数管理
・休暇や残業の申請
・シフト調整
業務を担当する従業員の裁量や、業務形態によってツールの拡張やカスタマイズも可能です。勤務時間と紐づけて給与計算もできるようにしたり、就業規則を反映した勤務時間の計算を可能にしたり、使い方次第でさまざまな応用ができます。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、業務にまつわる手順書を作成するためのツールです。Wordやスプレッドシートなどでマニュアルを作成するときに発生する諸問題を解決します。
マニュアル作成ツールはテンプレートが豊富です。1から書式設定する必要がないので、大幅にマニュアルを作成するための時間をカットできます。
テンプレートがあれば、マニュアルの品質を均質化できます。作り手によってわかりやすさにばらつきが出ることを防止し、適切にマニュアルを活用できるようになるでしょう。
マニュアルは求められている現場によって必要な情報が異なります。マニュアル作成ツールは製品によって動画作成やナレッジ共有など、オプション機能が豊富です。業務のタイプに合わせたツールを選定すると、さらに負担を軽減できるでしょう。
オンライン会議サービス
オンライン会議サービスは、テレワークユーザーや遠方の企業との打ち合わせをオンラインで行えるサービスです。会議室にカメラやマイクを用意するテレビ会議とは異なり、参加者一人ひとりが個別にデバイスを所有した状態で開催されます。
主な機能は、オンライン上での音声や映像の共有と、チャットや画面共有などの会議に必要なツール類です。画面補正機能やバーチャル背景など、オンライン会議ならではの追加機能もあります。
サービスによっては、ビジネスに応用できる機能があって便利です。オンラインセミナーに特化したウェビナー機能や、アイデアを共有できるホワイトボード機能などがあります。移動時間や経費を考慮して対面でのコミュニケーションが難しかった相手とも気軽にやり取りできるようになり、効率化を図れるツールです。
事務作業を効率化する手順
ここからは、実際に事務作業を効率化するための流れを解説します。大まかに手順を把握することで現状を改善するための糸口が見つかることもあるため、煩雑な業務に頭を抱えている人はぜひ参考にしてください。
1.現状を把握する
なんとなく仕事の効率が悪いと感じたら、その感覚をもたらしている原因を具体化しましょう。ただし、やみくもに原因探しをしてもなかなか問題は解決しません。
まずは普段行っている事務作業を一つひとつ棚卸しして、現状を把握することが大切です。たとえば、以下のような項目をチェックしましょう。
・担当者
・必要工数、所要時間
・発生頻度
・使用ツール、必要なスキル
あらかじめ明文化しておくと、課題解決に必要な計画を立てる際に役立ちます。ほかの人に情報を共有するときもスムーズです。
2.課題点を見つける
現状把握のステップが完了したら、課題や障壁になっているポイントがないか精査します。作業フローのなかで、無駄に時間がかかっているものや、オーバーワーク気味のもの、ミスが多発しているものがあれば改善のチャンスです。
また、特定の担当者しか業務を遂行できない、属人化しているものも洗い出します。属人的な業務は、当該スタッフの退職や定年も含め、将来的に問題となる可能性が高いでしょう。
現状把握のステップと同様に、課題点を見つけるステップをしっかり踏むと、改善計画が立てやすくなります。反対に、解決したい課題がぼんやりしているとゴールが見えません。数値で問題点を提示するなど、できる限り明確な基準があるアイデアを出しましょう。
3.改善計画を立てる
解決すべき課題がわかったところで、改善計画を立てます。作業フローのなかで問題視されたポイントに注目し、どのような変更が必要か具体案を出しましょう。
改善のアイデアとしては、以下の方法が取り入れやすいです。
・重複している業務を廃止する
・作業工数を削減したり簡易化したりする
・複雑な作業を標準化する
・マニュアルを作成する
・ツールを使って自動化する
たとえば、請求書の発行に時間がかかっている場合は、テンプレートやマニュアルなどの作業フォーマットを整備したり、経理ツールを導入したりすることで、効率アップが期待できます。
業務効率をアップさせるためには、やらなければならない仕事を減らすことが第一目標です。不必要な工数を減らし、スムーズに作業できる環境づくりをしましょう。改善が成功すれば属人的な業務が少なくなり、誰でも無理なく働けるようになります。
気を付けなければいけないのは、点というスポットで課題解決を考えるのではなく、前後とのつながりを持った線で考えることです。部分最適を考えがちですが、全体最適で考えなければ後々苦労するでしょう。
4.実践して効果を検証する
新たな作業フローができたら、必ず現場で効果を検証しましょう。計画どおりに業務ができるのか、変更したポイントで効率化ができているのか実践結果を見て判断します。
想定していた効果が得られた場合も、得られなかった場合も、効果検証のステップを挟むことでさらなる業務効率改善が見込めます。なぜなら、業務改善は繰り返し行うことで効果が増大するからです。PDCAサイクルを回せるよう、振り返りに必要な材料を集めておきましょう。
最初に作業内容や課題を明文化したときと同じように、効果を具体化することで今はどんな状態なのか把握できます。そして次の改善点を見つけ効率化を図れるのです。
5.振り返りをする
効果検証のあとは、改善計画がどのように作用したかチェックします。振り返り作業は業務改善に必要なPDCAサイクルの要とでもいうべきステップでしょう。
そもそも、PDCAサイクルとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（改善）の頭文字をとったフレームワークです。事務作業の効率化をはじめ、品質管理や経営戦略など幅広い場面で使われています。
振り返り作業はAction（改善）のフェーズです。効果検証によるCheck（確認）のフェーズを受けて改善点を探るとともに、次のPlan（計画）に必要な手がかりを用意する作業でもあります。
事務作業の効率化が無事成功した場合は問題ありませんが、改善計画がうまくいかなかった場合は、もう一度計画を練り直す必要があるでしょう。計画段階に戻るとき、この振り返り作業で得た情報がキーポイントとなるのです。
事務作業を効率化するさまざまな方法やツールを紹介しました。こちらでは業務効率を上げるERPシステムについて、基幹システムとの違いや選び方も合わせてより具体的に解説しますので、ぜひご覧ください。
まとめ
事務作業の効率化には、現状に何が足りていないのか把握することと、それを補う方法を考えることが大切です。状況によって、ちょっとした工夫で効果を実感できる場合もありますし、大幅な業務内容の見直しが必要になる場合もあります。
場合によっては、自力で解決できない課題もあるでしょう。市場には多くの業務効率化ツールが出回っているので、現状を打破するためのリソースが足りないと思ったら導入を検討してはいかがでしょうか。
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