「ERPシステム」という単語自体は聞いたことがあるけれど、具体的にどんなことができるのかわからないという人もいるのではないでしょうか。この記事では、ERPシステムの特徴とメリット、デメリット、導入までの流れなど、理解を深めるために必要な項目を一つひとつ解説します。
自社に最適なシステムを選ぶために重要なポイントについても紹介していますので、導入に向けて必要な情報を集めている人もぜひ参考にしてください。
最後に、ERPは中小企業向けの無料から使えるものも出てきているので、具体的に紹介させていただきます。
ERPシステムとは
ERPシステムとは、企業資源計画（Enterprise Resource Planning）システムの略称です。手間がかかる基幹業務を適切に行うために、必要なデータを統合したり管理したりするシステムとして開発されました。
散在していたデータをERPシステムによって一括管理することで、入力コストやミスの削減を促します。ERPシステムを導入すれば、会計管理や販売管理から在庫管理、プロジェクト管理、人材管理まで、幅広いデータを操作可能です。
現在はさまざまなERPシステムが開発されているため、業種や目的に合わせた製品を選択できます。特殊なフローが発生する業種でも、オプションやカスタマイズによって業務に最適化されたERPシステムを構築できるでしょう。
かつてERPシステムは大企業での導入・利用が一般的でした。しかし、従業員数に限りがある分組織構造がシンプルな中小企業こそ、ERPによる業務効率上昇の恩恵を強く受けるといっても過言ではありません。
ERPシステムと基幹システムの違い
ERPシステムと基幹システムの違いは、一元管理ができるかどうかにあります。
従来の基幹システムは、業務系やバックオフィス系システムとも呼ばれるものです。部署間や業務ごとに独立したシステムが作られているため、まとめて管理することができません。システムを横断するデータがある場合、連携に工夫が必要です。
一方で、ERPシステムはこれらの独立していた業務系システムを統合して管理できます。データをやり取りするコストを省き、リアルタイムで各々のデータが反映されるようになりました。
ERPシステムは、あくまで基幹システムの一種です。これまで各所に散らばっていたデータを一元管理することを得意とし、バックオフィスの効率化を図っています。
ERPシステムの導入形態
ERPシステムにはいくつかの導入形態があります。それぞれに得意分野があるため、環境に応じて適切なタイプを選びましょう。
クラウド型
クラウド型は最近増えているタイプです。社内に物理的なサーバーを設置せず、インターネットのなかにあるシステムでサービスを利用できます。
サーバーを用意せずに済むので、ERPシステムを導入するまでの期間や設置コストをカットできることがメリットです。中小・零細企業など、社内にスペースや予算があまりない場合も手軽に試せるでしょう。
ただし、セキュリティ対策は万全にしておく必要があります。インターネット上のサーバーを介してデータを管理するため、リスクを完全になくすことはできません。
オンプレミス型
オンプレミス型は社内でサーバーを管理するタイプです。社内にインフラがあるため、保守も自社で行います。
メリットとしては、システム開発の自由度が高いことと、支払いが買い切り型であることが挙げられます。クラウド型はサブスクリプション制を採用している場合がほとんどですが、自社管理を基本とするオンプレミス型は買い切りできることがポイントです。
デメリットとしては、導入までに時間がかかることと、保守を社内でやらなければならない点が挙げられます。正しい運用をするためには、専門知識を持つ人材が不可欠です。
ハイブリッド型
ハイブリッド型は、クラウド型とオンプレミス型の強みを掛け合わせたタイプです。扱うデータの内容に合わせて、部分的にクラウド型かオンプレミス型か選択できます。
たとえば、個人情報はオンプレミス型、部署ごとの最新データはクラウド型で運用すると、セキュリティと導入スピードのバランスを取れるでしょう。スペースが狭い会社や、自宅兼事務所にて業務にあたる個人事業主はクラウド型を導入するなど、リソースの問題も解決しやすいです。
完全統合型
完全統合型は、企業を運営するうえで必要なすべてのデータを統合するシステムです。人事管理や売上管理、営業管理など、異なる業務のシステムを一元管理できます。
すべてのシステムをひとつにまとめるので、データの連携がしやすくなったり、部署をまたいでのデータ管理が楽になったりします。経営の方針を決める際の判断材料にもなるでしょう。
ただし、完全統合型はすべてのデータを集約するため、導入までに十分な検討が必要です。ほかのタイプと比べて、コストも高い傾向にあります。
業務ソフト型
業務ソフト型は、特定業務の一元管理を目的としたERPシステムです。例えば、会計管理や発注管理などのシステムがあります。大規模なERPシステムと比べて導入しやすく、コストが低いことが特徴です。
特定の業務に関して改善を図りたい場合、業務ソフト型を検討するといいでしょう。反対に、複数分野にわたる業務が多い企業では導入が難しいケースもあります。
コンポーネント型
コンポーネント型は、既存の業務システムを最適化するためのERPシステムです。従来のシステムに必要な機能を追加したりアップグレードしたりすることで、ピンポイントに業務コストを改善できます。
プロセスごとにシステムを構築できるので、頻繁にシステムを調整する必要があるケースにも対応しやすいです。ただし、抜本的な改革にはコストがかかるので、事業や業務の規模に合わせて導入を検討しましょう。
ERPシステムのメリット・デメリット
業務改善に役立つERPシステムですが、メリットとデメリットがあります。現状と改善したいことを念頭に置いて、うまみの大きい選択をしましょう。
メリット
ERPシステムのメリットは、従来型基幹システムより情報共有がしやすくなることです。企業のデータを一元管理できるため、複数のシステムからデータを抽出・分析するよりも手間がかかりません。データの入力間違い防止にも役立ち、データ入力に不備があった場合の修正が簡単です。
業務スピードの上昇にも役立ちます。システムが一元化されているため、社員同士で連絡を交わすためのコストを削減できるほか、経営者が業務についての判断を下したり、トップからスタッフに経営方針を伝えたりするスピードもアップするでしょう。
ERPシステムは人的リソースの問題解決にも効果です。労働人口減少は社会全体での大きな課題であり、とくに中小企業では、複数の部門を1名の社員が管理しているケースも少なくありません。
販売部門やマーケティング部門、営業部門、人事部門など、異なる分野のデータを一括で総覧できることにより、こうした兼任担当者の作業効率が大きく上昇するだけでなく、これまで見落としていたアイデアを発見できる場合があります。
また、ERPシステムはコンプライアンス違反の防止にも効果的です。社内にいる多くの人がデータを確認できるようにシステムを構築することで、データの改ざんや不正操作がしにくくなります。
セキュリティ対策も従来型基幹システムより容易です。データベースが集約されているため、複数に分かれているシステムよりも素早いアプローチが可能になります。
デメリット
ERPシステムのデメリットは、導入までにコストがかかることです。システムを運用するためのサーバーを用意したり、製品を購入するお金が必要になったり、データ移行に大きな負担がかかったりします。
事業規模によっては非常に大がかりな作業を求められるため、ERPシステムの導入に踏み切れない企業も少なくありません。
予算についての懸念点はほかにもあります。定期的なメンテナンスや適切なデータ管理ができる人材に割くコストが高くなることです。自社で保守を受け持つ場合、ERPシステムやサーバーなどについて十分な知識を有する人材を雇う必要があるでしょう。
予期せぬグレードアップが必要になった場合、予算をオーバーする可能性も否定できません。長期的な目で見てどの程度のコストがかかるのか、じっくりシミュレーションすることが大切です。
かつては予算が豊富な大企業のみがERPシステムを導入していたのも、こうしたコストの問題が大きく関わっています。近年、中小企業でのERPシステム導入事例が増えた大きな理由としては、無料導入や低予算利用が可能なクラウド型ERPサービスが広まっているためです。
また、社員がERPシステムを使いこなせるように、教育体制を整えなければなりません。システム保守担当者の確保と同時に、社内で情報リテラシーやセキュリティ、コンプライアンスに関する知識などを深める必要があるでしょう。
ERPシステムを導入するときの流れ
ERPシステムを導入する前に、簡単な流れを把握しておくと自社でどのように運用を進めるのか理解しやすいです。ここからは、システム導入までの一般的な流れを解説します。
1.目的の明確化
まず、ERPシステムを使って解決したい課題を明確にしましょう。やりたいことが明らかになることで、どのような製品を選べばいいのかはっきりします。
具体例としては「全体的にデータ管理をまとめたい」「会計データの管理が煩雑なのですっきりさせたい」「業務プロセスの一部をバージョンアップさせたい」などが挙げられるでしょう。
課題を明確にすれば、ほかの社員へERPシステム導入の経緯を伝えるときにも役立ちます。課題解決というゴールが明確になるので、スムーズに手順を進められるでしょう。
2.業務プロセスの棚卸し
業務の改善案を出すためには、業務プロセスの棚卸しが必要です。現在の業務がどのような手順を踏んでいるのか、どんなツールを使っているのか、一つひとつ確認しましょう。
棚卸しをするときに大切なことは、詳細に内容を見つめ直すことです。プロセスにチェック漏れがあると、せっかく新しいシステムを導入しても効果が薄くなってしまいます。
3.業務フローの構築
細かなプロセスが把握できたら、新しい業務フローの構築に進みましょう。業務にERPシステムが組み込まれた状態を想定し、現状との相違点や、ERPシステムがカバーする範囲を明らかにします。
必ずしも現行の業務プロセスに則ったフローを構築する必要はありません。最適化された状態がどんなものか、柔軟に考えることがポイントです。
また、この時点で新しい業務フローに合わせたマニュアルや規定を策定するといいでしょう。業務に関連するルールにも変更が必要ではないか、あわせて確認しておくとスムーズです。
4.試験運用
決定したフローを使って、試験運用を行います。現場で使ってみることで、何が足りていないのか、何が効果的に作用しているのか試していく作業です。
各部署の担当者からのフィードバックをもとに、ディティールを修正していきます。複数のシステムを統合する場合は、1つの機能に限定した試験運用を行ってから、複数機能を統合した運用、全体を統合した運用をテストしましょう。
業務フローに修正がある場合、マニュアルや規定にも反映させます。あらかじめ多くの修正が必要だと予測されるときは、すべての試験運用が終わった段階でマニュアル作成を始めてもいいでしょう。
5.本格運用
すべての確認が終わったら、本格運用の開始です。システムが問題なく稼働しているか確認し、運用を進めていきます。
大規模な組織や、ERPシステムを担当する人員が少ない企業の場合は、試験運用と同様に機能を限定した運用がおすすめです。細やかなサポート体制を準備しやすく、万全を期すことができます。
ERPシステムの選び方
幅広いカスタマイズができるERPシステムですが、何を基準に選べばいいのか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。ここでは、ERPシステムを選ぶ際のポイントを紹介します。
予算内に導入できるか
ERPシステムを導入する際に必要な予算は、サービスを提供している会社によって幅があります。まず初期費用がどのくらいかかるのか設定することで、選択する商品の種類を絞り込めるでしょう。
一般的に、以下のようなケースはコストがかさむ傾向にあります。予算が限られている場合は、必要に応じてERPを適用する範囲を明確にすることが重要です。
・まとめて管理するシステムの種類が多い
・サーバーを自社内に用意する
・オプションやカスタマイズする項目が多い
また、月ごとに発生するランニングコストの試算もしておきましょう。せっかく初期費用を抑えても、月々の支払額が増えれば予算をオーバーする事態になりかねません。
必要な機能を備えているか
健全なシステム運用を実現するためには、業務に必要な機能がすべて備えられている必要がありますよね。自社で取り扱う業務内容に適合するパッケージを精査すれば、カスタマイズするコストや導入までにかかる期間をカットできます。
会計や人事、顧客データなど、管理したいデータを棚卸しする段階で得た課題をもとに、製造元が提供している製品情報をチェックしましょう。
また、将来的に自社業務の幅を広げる予定がある場合、拡張性が高いERPシステムを選択すると便利です。大幅なデータ移行をする可能性を下げ、軽微な修正を重ねるだけで事業に必要なシステムを再構築できます。
セキュリティレベルが高いか
セキュリティレベルは、製品や製造元によって大きく異なるポイントです。とくに、クラウド型ERPシステムはインターネット上に製造元が用意したサービスを利用するので、セキュリティ対策の主要な部分を製造元の会社に任せることになります。
大量の個人情報や機密情報を取り扱う業務では、厳重なセキュリティ対策が不可欠です。社内で定められたレベル以上のセキュリティ対策ができるシステムを選定しましょう。
導入や運用サポートは充実しているか
ERPシステムの導入や保守、運用には、少なからず専門知識が必要です。社内にプロフェッショナルな人材がいない場合はとくに、導入や運用に関するサポート体制が整っている製品を選ぶといいでしょう。
システムを導入した直後は、思いもよらないトラブルが起こりやすいです。もしもの時に頼れる窓口があるだけで、事態を解決するスピードがぐっと上がります。
製品によってはサービスを提供している会社に保守を一任できるサービスもあるので、社内でERPシステムをメンテナンスできない場合は、活用するといいでしょう。24時間サポートやグローバル対応など、製品によってさまざまなサービスがあります。
導入実績があるか
導入実績が豊富なERPシステムは、自社で運用したときのイメージがしやすいです。同業他社での活用事例や口コミを読めば、何が便利で何が問題となるか把握できます。
また、導入実績があるERPシステムは、購入者からのフィードバックが蓄積していることもポイントです。自社と同じような課題を抱えている企業からの意見が反映された製品があれば、さらに業務へ最適化されたシステムを利用できる可能性が高まります。
こちらでは、事務作業の効率化方法とおすすめツール10選を紹介しています。業務を効率的に進めるための情報を解説していますので、あわせてご覧ください。
まとめ
ERPシステムは、業務内容によってさまざまなデータを取り扱うことができるツールです。業務効率アップや入力ミス防止などのメリットがあります。
便利で拡張性が高いシステムだからこそ、導入する際は既存システムの見直しが必要です。しかし、データを取りまとめるための専門知識や十分な予算がなく、導入に踏み切れない企業もあるのではないでしょうか。不安が多い場合は、サポート体制が整っている製造元を選ぶといいでしょう。
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