みなさんは、ERPという言葉をご存知でしょうか。ERPはEnterprise Resource Planningの略で、直訳すると企業資源計画という意味です。企業が有している資源、つまり人材や資金、情報などを一元管理する概念、そしてそれを実現するシステムのことで、現在企業規模の大小に関係なく導入されています。
今回は、そんなERPについて、導入することでどのようなメリットとデメリットが発生するかについてご紹介しましょう。また、ERPの導入の手順やERPの選び方も解説するため、ERPの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
ERPを導入する目的
ERPを導入する目的は、企業資源統合による経営の合理化です。従来の企業は、部門ごとにシステムを導入しており、それぞれの業務に必要な専門性の高い性能を備えて、特定の業務に対して優れたパフォーマンスを発揮していました。
しかし、業務間の連携に大きな問題を抱えており、情報のやり取りのためにデータの加工を行い、ヒューマンエラーが発生してしまったケースも少なくありません。
また、入力先が多くデータの処理が煩雑、そして業務ごとにデータの管理がバラバラのため必要な情報を迅速に取り出せず、集計と分析が困難になりスピーディーな経営が不可能になる原因にもなっていました。
こうした問題は従業員数の少ない中小企業や零細企業、または個人事業主の場合、人的リソースの制限などからとくに深刻化していることが多いでしょう。
ERPを導入すれば、データが一元管理できます。そのため、データの不整合が発生しにくく、かつリアルタイムの情報収集や分析がいつでもできるようになるため、業務効率化につなげることが可能です。
ERPを導入するメリット
ERPを導入する企業は、具体的にどのようなメリットを享受できるようになるのでしょうか。以下、ERPが企業にもたらす主な利点についてまとめてみました。
業務プロセスを自動化できる
ERPを導入することで業務プロセスの自動化が可能です。決算の時期は大量のデータを収集し、整合性をチェックしなければなりません。
しかし、対象のデータが多ければデータの入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーのリスクが高まります。ヒューマンエラーの対策として、データをチェックする人を増やす人海戦術が採用されるケースもありますが、限られた人材を同じ業務に大量に投入するのは企業全体の業務効率にも大きな影響を与えるでしょう。
ERPを導入すれば、売上、生産などの集計や分析をはじめとした、業務プロセスの自動化ができます。これによって、データの入力ミスや確認漏れをなくし、無駄な業務の削減が可能です。RPAと呼ばれる定型業務の自動化ソフトウェアと組み合わせれば、入力業務のオートメーション化もできます。
また、社員の作業時間を削減できるため、商談や問い合わせ対応、顧客へのヒアリングなどのコア業務に充てる時間を増やせる点も大きなメリットです。コア業務は事業の根幹を支える重要な業務のため、コア業務に専念できる時間が確保できれば、企業はより質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。
業務効率が向上する
ERPの導入によって、企業の業務効率が向上する効果が期待できます。たとえば、クライアントから製品の注文が入った場合、在庫や生産スケジュールを確認する必要があります。しかし、システムが統合されていないと確認の手間や時間が発生し、効率よく業務を進めるのは困難です。
ERPは、分散している業務システムを統合して取り扱える存在です。そのため、導入すれば必要なときに製品の在庫や生産スケジュールが確認できるようになります。
一元化したテンプレートやフォームでデータ入力をするため、作業時間の短縮も期待できるでしょう。部門ごとに行われていた確認作業も短縮できるため、クライアントとのやり取りも円滑に進められます。
また、ERPの導入前には企業全体で業務フローの見直しをするのが一般的ですが、それだけでも業務効率化の効果も期待できるでしょう。
データを一元管理できる
データを一元管理できる点も、ERPを導入する大きなメリットです。業務に関する情報や文書が複数箇所に散在している場合、データの収集や集計に相当な時間がかかります。
しかし、ERPによってデータを一元化すれば、データの収集と分析が迅速に行えるためデータ整備の時間が短縮化し、企業活動の効率を向上させることが可能です。
また、データを一括で管理できれば、データそのものの正確性も向上します。データを一元化していない企業では、同じデータが複数箇所で保管されているケースも少なくありません。
その場合、情報が更新されていないデータも出てきてしまい、データに不整合が生じ、調査に余計な時間がかかってしまいます。データを一括で管理できれば、確実に目的のデータを更新できるため、常に最新の情報を企業全体で共有できるようになるでしょう。
経営データを可視化できる
ERPによって基幹システムのデータを統合管理することで、経営データが可視化できます。データの可視化とは、数値データを一目見てわかる形に変換し、数字からわかる情報の理解を助けることです。データを可視化する際は、主にグラフやチャート、イラストなどが用いられます。
データを可視化すると、現在企業が抱えている課題を理解しやすくなるだけでなく、蓄積したデータから分析を実施し、常に先手を打つことが可能です。また、誰でもデータを理解できるようになるため、共通意識を持ちやすく、意思の伝達や会議の進行もスムーズに実施できます。
経営スピードが向上する
ERPを導入した場合、経営スピードの向上も期待できます。昨今のビジネスは、IT化とグローバル化によって、凄まじいスピードで進行するようになりました。
そのため、少しでも判断や意思決定が遅れてしまうとライバル企業に出し抜かれてしまい、大きなビジネスチャンスを失ってしまいます。企業規模に関わらず、経営スピードの速さは死活問題といっても過言ではありません。
ERPを導入すればリアルタイムで経営状況を把握できるため、経営陣の迅速な意思決定を促すことが可能です。また、業務工程を減らせるため、クライアントのオーダーに対してスムーズに対応し、企業全体の業務スピードのアップも期待できるでしょう。
セキュリティを一括管理できる
セキュリティの一括管理によって、企業全体のデータセキュリティ強度を向上させられる点もERPを導入するメリットです。昨今は各企業で扱っている個人情報やクレジットカード情報、取引履歴などの情報を狙うハッカーが増えています。
情報がバラバラに管理されていると、担当者の目が届かないところで情報の二次利用や漏洩が発生するリスクが高くなるでしょう。また、一度情報が漏洩すると、企業そのものの信頼が失墜し、経営に大きな影響をもたらします。
ERPによって重要性や機密性の高いデータを一括管理すれば、アクセスや変更などの権限を適切に制限することが可能です。近年は機密性の高い情報を暗号化するERPも登場しており、導入すればセキュリティのレベルをより向上させられるでしょう。
メンテナンスが容易になる
ERPの導入によって、メンテナンスも容易になります。ERPを導入していない場合、部署ごとに利用している基幹システムの数だけアップデートを実施しなければなりません。
万が一更新作業中にトラブルが複数発生したら、対応するためのリソースを割かねばならないため、生産効率が大幅に下がってしまいます。また、従業員の少ない中小企業の場合、１名のスタッフが各部署の管理を兼任しているケースもあるため、１人に対しての負担は膨大なものとなります。
ERPなら基幹システムを一括で管理しているため、パッケージのマスターをアップデートするだけで基幹業務のERPをすべて更新できます。クラウド型のERPであれば、クラウドの事業者がアップデートや監視を実施するため、企業はメンテナンス運用から解放される点も大きなメリットです。
このメンテナンス分野のリソースを別の業務に振り分ければ、企業全体の生産性も向上させられます。
内部統制が強化される
内部統制が強化される点も、ERPを導入するメリットです。内部統制とは、経営者が会社を効率的かつ健全に運用するための仕組みを指します。
たとえば、従業員による機密情報の漏洩を防ぐためにアクセスできる従業員を限定したり、記憶媒体の持ち運びにルールを設けたりするのも、内部統制の一部です。
ERPを導入することで、各種業務フローやデータが一括管理されるため、データの改ざんや架空処理などの不正行為の防止に役立ちます。透明性の高い企業という印象をクライアントに与えられれば、ビジネスを行ううえでも有利に働くでしょう。
ERPを導入するデメリット
ERPの導入によってさまざまなメリットが企業にもたらされますが、もちろん考慮すべきデメリットも存在します。ERPには具体的にどのような欠点があるのか、順番にチェックしていきましょう。
導入・運用・保守のコストが発生する
ERPを利用するにあたって導入と運用、そして保守のコストが発生します。自社にERPを採用する場合は、一括導入が基本です。
しかし、サーバーの構築費用やソフトウェアの購入費用など、初期費用だけで数百万円かかるケースも珍しくありません。自社専用にシステムをカスタマイズしたり、運用や保守の人材を確保したりすると、さらに導入の数倍から数十倍の費用が必要になります。
また、導入に失敗すると大きな損失が発生する点も見過ごせないデメリットです。とくに、予算に限りのある中小・零細企業や個人事業主であれば、こうしたコストや損失を恐れ、なかなか導入に踏み切れないケースも少なくないでしょう。
そのため、他社の導入事例を参考にする、体験版を積極的に利用するなどして、自社との相性を確認しておきましょう。また、最新の中小企業向けのクラウドサービスのなかには、無料で利用開始できるものもあるため、そうした製品を選定することも有効な対策です。
事務SOL は1ユーザーであれば無料での契約開始が可能なため、中小・零細企業はもちろん、個人事業主の方も導入しやすくなっています。
データの整理が必要となる
ERPを導入する前には、各部門で集計、管理しているデータの整理が必要です。それぞれの部署が独自のフォーマットを採用してデータの管理をしている場合、データの集計や分析に時間がかかってしまいます。
そのため、一元化する前にデータを整理し、扱いやすい形でデータをまとめERPに登録できるようにしましょう。データの整理をする際は、あらかじめどのような形式でデータをまとめ、保存するかなど、ルールを決めておくとスムーズに作業が進められます。
また、大量のデータを整理していると重要なデータを誤って削除してしまう場合もあるため、常にバックアップを取る癖をつけておきましょう。
社員に教育する必要がある
ERPを利用するにあたって、システムの操作指導を含めた社員教育は必須です。ERPはすべての部署のデータを一括で管理しているため、万が一誤ってデータを消去した場合、消されたデータを扱っているすべての従業員の業務に影響が出てしまいます。
また、従業員が扱えるデータの幅が増えるため、責任感と倫理観の教育もしっかり施しましょう。安全性の低いサイトの利用はしない、アクセスログの監視やファイルの暗号化を徹底するなどの基本的なルールの説明はもちろん、過去に発生したデータ管理に関するトラブルを紹介し、対策を話し合うのも教育方法として有効です。
ERPの導入に関するQ&A
最後に、ERPの導入に関するQ&Aをご紹介します。実際にERPを導入する際は、ぜひ参考にしてください。
導入する手順は？
ERPを導入するにあたって、まずはERPを自社に採用する目的を明確にしましょう。ERPは目的によって適したシステムが異なるため、目的を曖昧な状態にすると製品選びに難航します。
導入の目的を明確にしたら、次は製品を選択し契約を結びますが、この際必要に応じてプレゼンテーションを依頼するなどして、製品に対する理解を深めておきましょう。
導入する製品が決まったら、どのような機能を搭載したいか要件定義し、システムの開発と設計を行います。開発が完了するまでに、業務マニュアルの作成や社員の教育、データ移行の準備などを進めておきましょう。
開発が終了したらテストを実施し、リリースに向けた準備をします。無事にリリースが完了したら、正常に運用できているか確認しつつ、導入効果などの検証をしてシステムの改良を目指しましょう。
選び方は？
ERPを選ぶポイントはさまざまですが、まず自社業務に対して適合性が高いか否か確認しましょう。企業によって抱えている課題は異なるため、合っているシステムも異なります。そのため、あらかじめ自社の課題や必要な要件を整理し、どのような機能が備わったシステムが必要なのか明確にしてください。
そして、ERPの使用感も重視しましょう。搭載されている機能がどれだけ優れていても、使いこなせなければ企業の課題は解決しません。
また、ERPを提供している会社のサポートやセキュリティ、導入実績もシステム選びの重要なポイントです。とくに新しいシステムを導入したばかりの時期はトラブルが発生しやすいため、いざというときに頼れるサポートの有無は必ず確認しましょう。
ERPなら事務SOLの導入をおすすめします。事務SOLは他社にはない豊富な事務作業の効率化が可能となっており、中小企業様向けの価格で提供しています。
まとめ
ERPを導入するメリットやデメリット、そして導入するまでのプロセスなどについて取り上げてきました。ERPは企業にさまざまなメリットをもたらしてくれるシステムです。とくに業務効率を向上させたい企業は、企業規模を問わず積極的に取り入れることをおすすめします。
もちろん、ERPにはメリットだけでなくデメリットも存在するため、導入する際はきちんとした話し合いを行いましょう。しかし、実際にERPを導入するにあたって、どの会社のERPを選択すればよいか悩む人も少なくありません。
その場合は、ぜひ事務SOLをご利用ください。事務SOLは中小企業向けのERPで、顧客満足度92％、そして継続利用意向100％を誇るシステムです。事務SOLに関する問い合わせは公式サイトからできるため、興味を持った人はぜひ一度ご連絡ください。
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