中小企業の事務作業に革命を起こす、「統合業務システム 事務SOL」のコラムです。
事務SOLは、
- ・営業の案件管理〜締め処理
- ・人事の給与管理
- ・経理の請求業務
- ・経営分析に必要な統合データ
それらの数値全てが一つにまとめられる、圧倒的に事務を効率化するクラウドソリューションです。
また、開発者であるVIPソフトウェア（株）は、多数の大手システム会社と長年取引があるSES会社であり、なんとあのリーマンショックの時期も乗り越え17期連続で黒字経営を続けています。
その「黒字経営」の真髄が、まさに事務SOLの機能にこれでもか！！というほど詰め込まれているわけなのですが…（しかも無料で使える…驚）
このコラムでは、開発責任者であり、VIPソフトウェアの経営者である岡田さんに、
・今さら聞けない会社経営の大事な話
さらには
・SES業界特有の課題
について、時に説教をくらいながらあらゆるギモン質問を投げかけています。
さて、SES会社の営業担当者が、最もやりたくない作業は、
「月初の締め処理」
ではないでしょうか。
誰が何日稼働したのか、技術者からの報告を全員分まとめ、クライアントに請求書を送付する。
ギリギリになると、経理担当者からの電話がかかってくる。
「今やってますー…」
とブツブツいいながら
「SESの請求書が自動発行されたらいいのに…」
という空想を抱きつつ、気付かぬうちに手元のエクセル入力を間違える。
こんなことは誰もが二度三度、四度…は経験しているでしょう。
しかし、もしSES会社の請求書が自動発行できたら、どれほどの時間を短縮できるでしょうか。
果たしてそれは現実的な話なのでしょうか。
早速、岡田さんに聞いてみようと思います。
 |
岡田郁二 |
|---|---|
| VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。 | |
 |
黒田実緒 |
|---|---|
| ウェブマーケティング会社を起業し一年目。岡田さんに「会社経営」のキホンを叩き込まれながら事務SOLのマーケティングを担当。 | |
SESの「請求書自動発行」は、本当に自動なのか
岡田さん。なんだかSESの請求書を管理するツールはいっぱいあるようですね！SES業界に特化して色んなソフトがある…、それほどみなさん締め処理、請求が大変なんですね。
ソフトによってカバーしている領域が違うだろうから色々あるだろうね。請求書発行のフローだけを取り出してシステム化した、部分最適が多いんじゃないかな。
経営の観点からするとオススメはしないけれど。
以前から言っている「部分最適」ですね。そうね〜。業務の一部分だけ効率化できても、その数字が経営データ直結で取り込まれているか。
直接数字が取り込めないと、結局のところ間にエクセルでのやり取りが発生して、そこでタイムラグやヒューマンエラーが生まれて、会社全体を俯瞰で見た時に「あれ？結局、業務は効率化されたんだっけ？」となってしまうからね。
それ言われたら、両手で耳を塞ぎたい人いっぱいいると思いますよ。岡田さん、それでSESのような仕事で、請求書の自動発行って現実的に考えられますか？
無理だよ。自動って、システムが勝手に請求書発行するってことを言うんでしょ？
SESは取引先（大手システム会社）の雛形で請求書を作らないと受け取ってもらえないし、毎月の請求額が違うから誰かが最後に稼働時間を確認して、最後OKボタンをポチッと押さないといけないからね。
事務SOLのように稼働時間や締め処理のデータを入れればそれが請求書で出力されるという「データ連携」または「データ生成」ならわかるけど。
そうすると…事務SOLで”自動”入力される情報はなんですか？SESはクライアントごとに契約内容が違うから、請求の計算方法も違う。事務SOLは、案件登録時に設定した
・契約形態
→派遣、請負、準委任など
・精算方法
→月額単価（精算有）、月額単価（固定）、時間単価
→単価、超過単価など
これらに沿ったカタチで締め処理の入力フォームが出てくるので、ミスを起こす可能性が少なく締め処理が非常にラク！
もちろん予め入力しておいた単価で、自動計算もできるようになっています。
営業さんが締め処理で入力する情報が、ホントに最低限で済むようになっているんですね！実はそれだけじゃないんだよ！SES請求書発行後の、Web明細！
中小企業の事務作業を最大限効率よくしていくために、「Web明細」という機能を搭載しています！
案件数が多いと毎月請求書を送信するのも手間が掛かります。
事務SOLのWeb明細機能を使えば、顧客ごとにファイル閲覧専用のIDを発行できます。共有しておけば、毎月お客さんが勝手に印刷することやPDFで保存することができます。
ちなみにWeb明細で発行できるのは、お客さんに送る請求書、見積書、納品書、注文書、それだけじゃなくて、社員に発行する給与明細もWebで閲覧、印刷、PDFで保存することができます！
社員数によって給与明細も個別に送るのは大変です！
「好きな時に確認してください」って伝えておけばそれで済む。
さすが〜！送付漏れを防げますね！助かる〜！電帳法にも対応！「管理BOX」！
今、中小企業で最も急務なのは、2022年の1月に改正された、電子帳簿保存法（電帳法）だと思います。続々と新製品がリリースされてきているけれど、電子で受け取った帳票は、決まった要件に則って電子で管理してくださいという法律。
弊社では、間もなく「管理BOX」という電帳法対応サービスを提供する予定があります。
電帳法対応サービスがあるなら、中小企業の社長さんも悩まなくていいですね！マイナンバーへの対応のときも、中小企業のみなさん大慌てでしたからね。そうだよ。それに加えてこれからインボイス制度も始まる。対応を迫られていることが多すぎるよね。
先行してバージョンアップや新サービスで対応してくれるのは、めちゃくちゃ安心ですね！知ってますか？
最近はコストパフォーマンス（コスパ）じゃなくて「タイムパフォーマンス（タイパ）」が重視されているんですよ！
それぐらい知ってるよ！あれだろ？あれ！事務SOLは会社の経営に直接関わるシステムで、最初は使い慣れるまでちょっと時間かかりますけど、それはどんなシステムでも同じですし、運用乗ってからの”タイパ”は圧倒的ですね！データを統合管理するだけで、驚異的にタイムパフォーマンスが上がる！！
「DX」という言葉が独り歩きして、「デジタル化」と混同されてきちゃってるように感じているけれど…、人を介在させずにプロセスを完了させるとか、本当の意味で一気通貫にデータを管理できるとか、大きな”タイパ”を得るには仕組みを変えていかないとね。
そのための第一歩として、営業・経理・事務作業が経営分析データに直結する事務SOLを無償で（1アカウント）提供してるんだけどさ。
日常業務のデータ入力先が一つなら、常に長の手元で経営判断に必要なデータの確認ができる。単純なことのように見えて、多くの会社がそうはなっていない。そしてこの管理体制が根付けば社員も社長も時間を捻出できる…”タイパ”はもの凄く上がると思うね。
私も徐々に事務SOL使い慣れてきたので、会社の状態を「数字」で認識するって大事なんだってわかってきました。利益が出てる、出てないとか、どの仕事は利益が大きいとか。
場合によっては、ビジネスモデルから考え直さないといけないなんて可能性もあります。
そういうことに早く気が付けるかは、日頃の経営の管理の仕方なんですね！
そう！売上が下がるなら固定費を下げればいい。
リーマンショックやコロナのように回避できないこともあるわけだから、生き残れるかっていうのは、環境に順応し続けられるかということ。先手を打ってね。
だから「今」がどうなのかを、ちゃんとわかっていないと、勘と勢いでは間違った判断をしかねないからね。
それが、事務SOLならシンプルにいわゆる管理会計ができてしまうわけですね！あ、そう言えば、使い慣れるまでのサポートってどうなってるんですか？？
やっぱり大事な情報を扱って、毎日使うようなソフトだから、最初は色々支援してもらいたいですよね。
使いなれるまでの手厚いサポートが親切！！安心して使い始められる。
使い方のマニュアルもあるし、直接聞きたいという人は、サポート専門のスタッフがいるので、問合せがきたらその都度使い方をレクチャーしています。メールか、電話か、Zoomとかで。
あとはそれぞれの機能を個別に紹介した映像も随時Youtubeにアップしていっています。
それなら安心ですね！どんな業務で、事務SOLでどう管理したいのかを教えてもらえれば、それに合わせた使い方をアドバイスしてくれますよ！システム導入は、
○自分たちのやり方に合わせてカスタマイズするか
○システムに業務のやり方を合わせていくか
事務SOLは、可能な限り多くの人たちに使ってもらうために、基本的には後者の使い方です。だからこれだけ充実したものを無料で提供できているのです。
なので、わからないことは出てくると思いますので、どんどん聞いていただきたいですね！
わかりました！では私も使い方を質問してみようと思います！
事務SOLは1ユーザーでの利用は無料です！！
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