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中小零細企業のバックオフィスに業務改革を起こす統合業務システムの「事務SOL」です。事務SOLは人事、営業、経理、経営など各業務のデータを”ひとつ”のシステムでまとめて管理するソフトウェアです。
集計作業や転記作業の無駄をなくし、時間の有効活用を促すことに、様々な企業よりご好評をいただいております。
今回はITサービスやソフトウェア開発をされていて、事務SOL導入企業であるナーセント・テクノロジー株式会社の代表取締役水谷真悟様にお話を伺いました。
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ナーセント・テクノロジー株式会社 代表取締役 水谷真悟様 |
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| ナーセント・テクノロジー株式会社の代表取締役兼セールス＆マーケティングエグゼクティブ。30年近く勤めたIT企業退職後に創業。顧客企業の業務システム開発を行っている。 | |
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黒田実緒 |
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| ウェブマーケティング会社を起業し１年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
エクセルでの管理はヒューマンエラーが起こる！
はじめにナーセント・テクノロジー株式会社さんの事業内容を教えていただけますか？
ひと言で言うとソフトウェア開発ですが、内容は様々です。主に製造業や情報サービス業、メディア関連の業務システム開発を行っています。事務SOLを導入しようと思ったきっかけは…？もともと何らかのアプリケーションソフトを使った業務処理を定常化したいと思っていました。それまでの自分でエクセルに入力するというやり方だといろいろなところに紐づかないので、アプリケーションソフトウェアが欲しかったのです。
SESに特化したソフトを岡田さんが作るという話を聞き、是非使わせていただきたいと思ったのがきっかけです。
それまでエクセルで管理されていた情報はどのようなものですか？顧客関連、売上管理を含むジョブデータです。技術者の方は何人いらっしゃいますか？現在16名です。では、その方々の情報とお客様の情報を紐づけて毎月管理されているということですねぇ。
はい！そうすると、技術者の方々の勤務時間や報酬についても、ということでしょうか？勤怠管理にはシステムがまだ対応していないので切り離していますが、給与管理は事務SOLに頼っています。これからシステム拡張して勤怠管理と給与管理が連携できるようになることを期待しています。エクセルで管理をしていた時に、水谷さんが最も困っていたことや、面倒に感じていたことはどのようなことですか？エクセル管理の場合は手入力なので、必ずミスが発生します。それをどうやって照合するかです。入力した後にもう一度見直さなくてはならないので、そこが一番大変でした。それって主にどのようなデータですか？例えば、売上や時間に関連して変動する数値と、毎月固定の数値とがまちまちなので、それらをいちいち確認しながら入力するのは非常に面倒でした。事務SOLだと設定に従って計算してくれるので間違いがないです。その確認まで含めると、エクセルでの管理では結構時間がかかっていましたか？そうですね、かなり時間はかかっていたと感じています。事務SOLを利用することでどれだけ生産効率が上がったかを数値化して表現するのは難しいのですが、入力した後の処理は信頼できますから、かなり安心できています。手入力だと、どこか間違っているのではないかと心配になってしまいますね。事務SOLの統合管理で日常業務の効率アップ
事務SOLを使ってみて良かったと感じる部分はありますか？年間のジョブデータや、月次や週次といった単位でのデータが可視化できるところです。そして、ジョブデータを年間の売上情報や利益情報に落とし込めるところです。給与計算についても賃金台帳と結びついているので、一度のインプットであらゆるアウトプットが出てくるのが便利だと思っています。
エクセルで管理していると自分で作った資料を別資料に展開しないといけないですが、事務SOLにはその機能が備わっているので、非常に助けられています。
それまでは利益がどのくらい出ているのかの数字を出すために、相当時間をかけていたのではないかと思うのですが…。そうですね、かなり時間がかかっていました。事務SOLでは売上・利益・経費の入力データを元に計算をしてくれるので、瞬時に把握できるようになりました。SESの中小企業の多くはまだエクセルを使っているという話を聞きますが、きちんと経営データが見えているのかなというシンプルな疑問があります。どうなのでしょうか？
税理士さんがまとめた資料など何らかの方法で見えているとは思いますが、それも出てくるまでに時間がかかりますよね。IT系に限らず、日本の中小企業のほとんどはまだ業務のIT化ができていません。中小の場合は特に、です。
その点に岡田さんが目をつけて、事務SOLを浸透させようという発想はすばらしいなと思います。
私どものお客様も同じような状態で、意外と経営数値をITに落とし込めていない現状です。日本の企業の７～８割が中小企業なので、その点は諸外国を比較して弱みだと思います。
そうすると、水谷さんのお客様もエクセルで管理していたり、リアルタイムに毎月の数字がわからないっていう悩みを持っていたりするのでしょうか？そうだと思います。例えば製造業の場合、原価情報を製造部門・営業部門・経理部門といった多部門間で連携させる必要があります。製造のデータを営業に渡し、営業が数値を精査して経理に渡す、という循環が発生しますけれど、情報が渡り歩いて最後に「原価」がわかるまでに時間がかかりますよね。
統合管理されていれば、いつでもどこでも誰でもデータにアクセスできるようになります。そういった効率化・スピード化は事務SOLのような業務統合システムを使うか、自社の業務に合わせて開発するかですね。
うわぁ…、いろんな部署を渡ってやっと原価が洗い出されるわけなのですね！水谷さんは経営データを瞬時に把握できるようになって、変わったことはありますか？次の手を打ちやすくなりました。数値を見れば良い部分も悪い部分も客観的にわかるので、次はどうしなくてはいけないかということを考えて、アクションを起こしやすくなったと思います。数値化できていないと「こうだろうな」という想像や思いがループして時間ばかり食ってしまいますけれど、経営視点で数値を見ながら次の手を考えられるところがメリットだと思います。
中でも「事務SOLで良かった！」を水谷さんの口から聞きたいです。（笑）お客様の生の声ということで。会社としての顧客管理や売上データを俯瞰して見られるところです。マクロでも見られるし、ミクロでも見られるという安心感があります。エクセルだとファイルが壊れてしまうと大変ですけど、事務SOLのようなアプリケーションであればデータの領域が確保され、バックアップが取れているので安心です。事務SOLはSESの日常業務に合った仕様になっている点がすごく良いです！（こんな感じでよいでしょうか？）
経営層の意識改革こそが鍵！IT化はトップダウンで実施すべし
事務SOL開発者の岡田さんがよく言っているのですが、技術者の方々が何十人とか100人を超えるような企業だと、エクセルを使ったやり方がガッチリ固まっていて、業務プロセスを変えることがなかなかできないみたいなんですよね。
そういった企業は今の業務フローに合った「部分的な統合システム」を求めていたりするそうでして。でも、それだと会社全体の数字を統合管理はできないですよね。
統合管理の必要性についてはどう感じていらっしゃいますか？
各部門において、自分たちの手法でデータを管理していて、別の部門では別の手法で管理している、というのは二重三重の管理になってしまいます。会社としてはどこかでデータを統合しなくてはならないので、とても無駄が発生してしまっていると思います。
データをどう扱うかは部門で考えればいいですけれど、基盤は一緒であれば効率は各段に良くなります。
そうですよね。「事務SOLのようなものを自社専用に作ろうとするととても高額になるので、中小企業は文句を言わずに自分たちのやり方を事務SOLに合わせた方が良い」と岡田さんがいつも言っています。これについてはどう思いますか？業務のやり方を変えるには経営側からのトップダウンでやるべきなのですが、多くの日本の企業はどちらかと言うとボトムアップの考え方になってしまっています。現場のやり方を大事にし過ぎるために、ITを導入しようとしても現場が「嫌だ」と言うと見送りになってしまう風潮があります。
これは現場に気を使っているのではなく、改善の余地を見逃してしまっていることだと思います。そういう日本企業は多いです。だからいまだにIT化が進んでいないのでしょう。
今までにそういった企業をたくさん見てきたということでしょうか？ええ。中小企業へのシステム導入は、なかなか前に進みません。現場の意見を大切にしているからなのか、あるいはシステムを取り入れてもあまりメリットがないと経営層が考えているからなのか。
経営層がシステムやDXなどをきちんと理解することが大切だと考えています。
運用方法を考えているところで現場から「要らない」と言われてしまう。導入するまでが大変だからと諦めてしまう。そういった話はいろいろな業種・業態で聞きます。
中小企業のシステム統合は結構な労力と熱意が必要ということですね。一番いい例が、コロナ禍においても国の機関がいまだにFAXでやり取りしているという話です。信じられますか？
信じられないですね！送られてきたファックスが集まる場所では、電子データとして読み込んでいるのでしょうか？FAXの受信データはPDFで蓄積できますけれど、その数をカウントするためには複合機に何らかのシステムを入れないと無理だと思います。何故なら様々な種類のFAXが来るわけですから、特定のデータだけを仕分けるには複合機の基本機能だけではできないと思います。
日本全体がDXに対して海外から後れをとっていることが如実に表れています。先進国の中で一番後れをとっているのではないでしょうか。大企業はいろいろなシステムを導入できていますが、中小企業でも業務管理をきちんとIT化していく必要があると思います。
事務SOLはユーザーの声をアップデートでしっかり採用してくれる
クラウドソフトを導入する際に重要なのは、アップデートだと思います。事務SOLのアップデート時に、自分の声が届いているという実感はありますか？
ありますあります。クラウド版に対して改善のリクエストもしています。ユーザーからの意見は事務SOLにとっても良いことですから。きちんと検討してアップデートしてくれているのはありがたいと思います。開発者のこだわりばかりになってしまうとユーザーの使い勝手からかけ離れてしまう場合がありますから、こちらの意見に沿ってもらえるのは嬉しいですよね。
今はワークフローについて改善リクエストをしています。会社組織上、担当者・上長・経営層といった承認ルートになっていたりしますけれど、そうしたフローが反映されるとより良いアプリケーションになると思います。あまり複雑化しても仕方がないので、あくまでも使い勝手優先という視点です。
SES会社として、ナーセント・テクノロジー社のビジョン
最後に、ナーセント・テクノロジーさんはどういうビジョンを持って活動されているかを教えていただけますか？お客様と意識を共有したい、ということです。お客様が実現したいことに対して私どもがお手伝いをしていくのですが、それによって未来に向けて成長できるということを互いに共有していきたいと考えています。その成長手段として、私どもはソフトウェア開発でお手伝いをするのです。ナーセント・テクノロジーさんの強み・特徴はどういった領域になりますか？強みとしては、今までずっとお付き合いさせていただいてきている製造業における業務のシステム化です。お客様の「こうありたい」という理想と現場のニーズを掘り下げて、私どもからも提案をしながらシステムに落とし込んでいくことは長年やってきたことなので強みだと思っています。製造業だけではなく、業種を拡げてメディア系でも今まで培ってきたノウハウを活かしていきたいと考えています。
メディア系でも業務管理やプロセス管理においてまだIT化が進んでいないのですか？まだ進んではいません。これはひとつの例ですけれど、気象データをファックスでやり取りしているようなところもありますから。結構ファックスが使われているんですね!?実際に使われています。非効率なのはファックスだけではないです。例えば企業内の部門間でも作成したエクセルデータをメール添付でやり取りしたりしています。昔から考えれば効率化にはなっていますけれど、それだとデータを受け取るまでは何もできないですね。データが作成されて受け取るまでに時間がかかりますし。担当者がデータを作るところまでは終えていても、しばらく送るのは忘れていたという場合は、受け取る側の時間の無駄にもなってしまいます。
今では共通基盤の上にデータを置いておくのが当たり前の世界だと思いますけれど、まだまだ実現できていない企業があるということです。
「自分たちでしかできない」と言うと少し大袈裟ですけども、できるだけ私どもの得意分野を掘り下げてやっていきたいという思いがあります。
おー。やっぱり現場を見ていらっしゃるから、内容の濃いお話を伺うことができました。
そうですかね？岡田さんによろしくお伝えください。ありがとうございました！事務SOLは1ユーザーでの利用は無料です！！登録してタダで中身を見てみてはいかがでしょうか？
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