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中小零細企業のバックオフィスに業務改革を起こす統合業務システムの「事務SOL」です。事務SOLは人事、営業、経理、経営など各業務のデータを”ひとつ”のシステムでまとめて管理するソフトウェアです。集計作業や転記作業の無駄をなくし、時間の有効活用を促すことに、さまざまな企業よりご好評をいただいております。
今回もまたSES会社の業務改革に必要な情報をお届けします。
「俺の作ったパーフェクトエクセルが一番だ！」という営業担当の方、SES会社の経営者の方には特にご覧いただきたい記事となっております。
そして昨今DXという言葉が流行っていますが「デジタル化とDXの違い」にも触れていきます！お楽しみください。
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岡田郁二 |
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| VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。 | |
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黒田実緒 |
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| ウェブマーケティング会社を起業し一年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
SES会社の面倒くさい作業、業務改革のネックはエクセル？
岡田さん、技術者を管理するSES会社の事務で面倒くさい作業って何ですか？
もう事務SOL使ってるから、忘れちゃったよ〜！（笑）今回の取材のために社員にも聞いてみたんだけど、「請求書作成」がダントツだった。勤務表がクライアント側から来るから、稼働時間を見ながら超過があるとか、減額があるとか。あと時給で働いている人もいるからその計算とか。
それって締め処理ってやつですか？そう！締め処理をして請求書に書いて送っていて、それをエクセルでやっていたの。項目別に一つ一つ書いていた。で、それを顧問税理士に渡すときに一覧表にして紙で渡すんだけど、それもエクセルで作ってたから作業も面倒だし、転記ミスも発生してた。請求書を1枚ずつ渡すよりも一覧表でくださいっていう税理士さんがほとんどだしね。
でも、転記しちゃうと転記ミスもあるし、面倒くさい。だから帳票を作っちゃえば、数字は自動で計算してくれるし、一発で紙にも印刷してくれる。システムを作ると、請求書作成と締め処理の計算、一覧表の作成とか、その辺がラクになるよね。これだけクラウド会計ソフトが充実しているのに売上や請求の管理をエクセルでやってる人っているんですか？いっぱいいるんだよ！（笑）SES会社の人って職業上エクセルを使った作業が得意でラクなのよ。営業マンもエクセルくらいは使いこなす業界だから余計にエクセルから抜け出せないの。
「なんで他の会計ソフト使わないといけないの！？そんなのより俺が作ったエクセルサイコー！」ってなるわけよ。
爆笑。わかる気がする。そんな渾身のエクセル、愛でたいです。この前相談してくれた企業さんは、うちより全然規模の大きい会社で、従業員200〜300人規模だったのね。ビックリしたのが、契約書やら帳票やらの作成が全部エクセルだったの。専属で作業する事務員が2人もいて、作業は全てその人たちがやっていると。だから事務SOLのようなERPじゃなくて、その2人が使うシステムをコストを掛けずに手に入れたいという相談だったんだ。
なるほど。事務SOLみたいに横断的なシステムじゃなくて、「この2人が専門的に使えるシステムを安くカスタマイズして使いたい」ってこと。でも、それだと結局いままでの管理と変わらず全てのデータは自動では繋がらない。統合されていかないんだ。200〜300人規模の会社でも、そんな感じなんですね…驚きです。今までずっと手動でエクセルで統合させてきて、それでやってこられたからそのやり方で良いということだと思う。なるほどなぁ…これって大企業でも起こってるんだよ。大企業はそれなりにキャッシュを持っているから、何百億円とかの基幹システムを入れている。だけど現場の部署ごとにエクセルとかその他のツールで管理表をこっそり作ってしまう。そこに基幹システムが連動しないので、大企業の中で問題になっているわけ。
えぇ〜〜！（驚）そうなんですか!?現場が勝手に作ったシステムとかデータは基幹システムと連動しないでしょ？だから現場のデータはいったんCSVとかに吐き出して、基幹システムに入れるわけ。二度手間だよね。だから担当者が辞めちゃったら業務が回らなくなる！大変だ！って慌てたりするのよ。なるほどなぁ（納得）予算がない中小企業は「システムに業務を合わせる」！
関連する話でさ、今「野良RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）問題」っていうのもあるのね。なんですか、それ？野良ネコのノラ！？例えば、ある部署でRPAを使っていてそれを組んだ担当者が辞めちゃうと、他の人は使い方がわからずにまたエクセルとか手作業に戻っちゃうの。だから残ったRPAが「野良犬」状態になっちゃうんだよね。この野良RPA問題が、DXが進まない要因の一つにもなっちゃってるって話。僕がいつも言ってるのは「1つのシステムで全部できなきゃ意味がないでしょ」ということ。大企業だとSAP社とかのERPを数百億円で組んでまるっとDXできるよ。でもそんな予算がない中小企業はどうするの！？って。だから事務SOLがある。
単品で売ってる会計ソフトメーカーとかでも、カスタマイズすれば他のシステムと連動させることもできるけど、数千万円はかかる。一方中小零細企業はそんなに出せないじゃない。だから僕はそんな中小企業向けにこんなに安価に使える事務SOLを作ったわけよ。これ一つあれば、カスタマイズなしに経営データが全部統合される。お金が無いなら「文句を言わずに使いなさい」っていつも言ってる。
それ、使う側がシステムに合わせていく必要があるってことですよね！そう。「お金があるならシステムを作ろう、お金がないなら我慢して使おう。」と僕は常々言っている。うちの会社は大企業向けのERPも作れるし、事務SOLもある。両方できるからわかる。は、は〜ん！スゴいですね！幅広い企業のニーズに応えてる。こういう会社はあまりないね。クラウドソフトを持っている会社なんて限られるし、パッケージを持っている会社は大企業の基幹システムは作ったりしないから。「ゆりかごから墓場まで」っていう言葉があるけどさ、本当にうちは「起業から上場企業まで」すべて対応できるよ。急に岡田さんが頼れる存在に見えてきた…言い方は良くないかもしれないけど、お金のないうちから贅沢しちゃダメだって思うんだ。今は我慢して、儲けが出たら贅沢すればいいじゃん！って。「身の丈に合った生活・経営」って、大事だよ。僕は創業当時からお金の管理も全て自分でやってきたから、人一倍そう思うね。こんなに便利なものになるとは！一気通貫の仕組みから生まれた事務SOL
岡田さんの会社は、業務改革をどんな風に進めていったんですか？まずはここを改善して、次はここでって徐々にやっていったんじゃないんですか？SES会社さんや中小企業にとっては気になるところだと思うんですよ。業務改革は一気にやらなきゃ無理！多くの中小企業で「請求書はこれ、給与計算はこれ、入金管理はこれ」と単品でソフトを導入してるから、ここを改善しようって一部のシステムを繋げても、連携されるのは一部だけで全部が一つにはまとまらない。
僕は最初からエクセルで「全ての管理」をしていた。だから自分で作ったそのパーフェクトエクセルの機能を一気に事務SOLに置き換えたのね。つまり単品ソフト同士を繋げるってことはしなかった。
自分の会社が50〜60人になったときに月の集計作業に1週間かかってたわけよ。
「こ…これは…。もっと規模が拡大したら大変なことになる！」と思ったときに、「あれ？うちってシステム会社じゃん！大手のERPみたいにうちもシステム作っちゃえばいいんだ！」と閃いたのさ。
必要な機能は全部僕の頭の中に全部入っているからそれを仕組み化しようと。要件定義も仕様書も自分で作ったもんね。
現場から数人の技術者を会社に戻して社内システムの構築に専念してもらった。ちょっとずつ改善していくっていうことはしなかったんだ。
そっか〜。あくまでもキーワードは「統合管理」だってわけですね！自慢のパーフェクトエクセルとお別れ。二度とエクセルは触りたくないと思った。
正直、事務SOLをうちに導入したときはすごい嫌だったんだよね。そりゃあそうとも、だって4〜5年近くかけて作り上げた俺の自慢のパーフェクトエクセルだぞ！これが完璧！これ以上いいシステムなんてあるわけねーだろ！と思っていたからね（笑）
パーフェクトエクセル！パワーワード（笑）一年ちょっとで作ったシステム（事務SOL）が、俺のエクセルに勝てるはずないだろー！と思いながら、月末になって「そういや事務SOL完成したって言われてたな…。試しに使ってみるか、ポチ…」のその瞬間、二度とエクセルに触りたくないと思ったな（笑）あんなにパーフェクトエクセル愛してたのに！（爆笑）だって一箇所に数字入力してボタンを押せば締め処理が終わる、さらにポチッと押せばそれが請求書になる。それで税理士に渡す集計表も作らないとな〜と思って「ん？集計表ってボタンがあるぞ、ポチ」っと押すと勝手に出てくる。「システムすげぇー！」って感動した（笑）。
システム屋さんがそんなに驚くの！？（笑）並行して運用したのは2ヶ月だったけど、2ヶ月目にはもうエクセルを触らなかったね。デジタル化とDXの違い、きちんと答えられますか？
さっきも言ったけどさ、企業のDXなんてちょっとずつやったらダメなんだよ。ちょっとずつやるのは「デジタル化」なんだよ。黒田さん、「デジタル化」と「DX」の違いってわかる？いやぁ、そう質問されると、、、ちょっと分からないです。例えば紙の書類をスキャンしてPDFにしたら「デジタル化」だけど、それが果たして業務効率化に繋がるのって話。本当に業務の効率を上げようと思ったら、集計データが添付された書類がメールで自分の元に送られてくる、その瞬間にシステムを通じて集計表になっている、そしてそれがそのまま会計と連動する。
こうしたことが一気通貫でできるのがDXなわけ。だから、各部署で紙の書類をスキャンして「DXしました！」なんていうのは、違うわけ。
DXって、業務プロセスにあった人間がやっていた工数が削減もしくは無くなるってイメージですね！SFAのようなフロントオフィスで使う「問い合わせ管理」とか「見込み客管理」とか、フロントからバックまで一連で改善されるのがDXなわけ。「●●DX」なんていう謳い文句はほんっとに要注意だよ！「営業DX」「給与DX」「財務DX」とか、あれは単品ソフトでDXのためのソフトじゃない！これをまとめるのがDXなんだから、単品ソフトは「デジタル化ソフト」に過ぎない。
サナギから蝶になっていくみたいな。まるっきり有様が変わることですよね。そうそう。DXの本質はトランスフォーメーションでデジタル化ではない。勘違いしているおじさんたちが沢山いるんだよ。部分最適でなく全体最適の視点を。中小企業の社長の決断でDXはできる！
DXにならないと、人件費の削減にもなりませんよね〜。あ！それも問題なの。「人件費の削減」って言葉はよろしくない。人員カットみたいなイメージになるじゃない。そっかぁ。企業の役割として雇用が大事なのに…。だから、大企業こそDXに抵抗する人はいっぱいいるんだよ。それまで必要だった仕事が要らなくなるわけだから。簡単に決断できることじゃないんだ。大企業だと担当部署ごとに役員がいて、DXを進めると自分の担当部署がなくなるかもしれない。人数も減るかもしれない。反旗を翻す事例があって当然だよね。
ただ、創業のオーナー社長だったらDXはしやすいと思う。頭もいいし、一代で会社の基盤を築いたような人にとって机上の空論はいらない。するとどんどん企業間の差は大きくなってしまうよね。
ここまでの話はよく理解できました。でも、それでも多くの人が単品ソフトを選んでしまうんですよねきっと。うん。9割以上が単品ソフトを選ぶんじゃないかな。その選択をする理由は何なんですかね？お金をかけられない以外の理由はあるんですかね？簡単に言うと、「わからないから」だよ。「わからないから」ですか？人間って「感情で物を買う」って言うよね。短期的な感情や欲求で「いま困っていること」にフォーカスしちゃって、全体最適ができていない。部分最適で物事を見てしまうんだ。DXで大事なのは全体最適。「鳥の目」で見るように全体を鳥瞰的に見ないといけない。でも中小企業の社長や担当者は忙しいから「いま痛いところだけをすぐに治療したい！」となってしまう。
病気を治すのと同じ。
痛いところを局部的に治療しても根本原因は違うところにあるかもしれない。応急処置では再発してしまう。
確かに中小企業は全員忙しいから、業務の全体像を考えるまで意識が向きませんよね。皆それぞれの業務で手一杯ですもん。だからこそ社長の「よし、やるぞ！」という一念発起がいるんですね。「よし、やるぞ！」の前に、「よし、自分がちゃんと全部見よう」と思うのが大事だね。「よし、やるぞ！」と言って、誰かに丸投げしちゃダメ。「事務員、よろしく！」「税理士、任せた！」と言っても、面倒だし進まない。社長がぜんぶ自分で行動して決断しないと！手は動かさなくても、進ちょく状況を見ながら常に頭は動かさないと。
今日の話も面白かったです！最後に忘れず事務SOLの無料お試し案内しておきます！
事務SOLでは1ユーザーまで無料でご利用いただけます。この機会にぜひお試しを。
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