さまざまなビジネスツールがある中、エクセルを使用している人やしていた経験がある人が多いでしょう。エクセルを使用することでさまざまな計算ができたり、データをまとめたりすることが可能です。
しかし、昨今はDX（デジタルトランスフォーメーション）化が進んでおり「脱エクセル」を目指している企業も少なくありません。
そこで、脱エクセルが必要な理由やメリットについて解説します。さらに、エクセルの代わりとなるツールについてもあわせて紹介します。
脱エクセルが必要な理由は？
大中小企業や個人事業主など事業規模にかかわらず、多くの企業がエクセルを使用していますが、近年ではDX化が進んでいます。業務効率の改善を目指すにあたり、エクセルからの脱却を検討しているところも少なくありません。
ここでは、そもそも脱エクセルが必要な理由について、詳しく見ていきましょう。
人間の手作業によるミス
エクセルをはじめ、さまざまなソフトでは基本的に人の手によってデータなどの入力を行います。正確に入力できれば問題ありませんが、手作業のため完璧にミスを防ぐことはできません。
入力ミスなどにより、正しく結果が算出されないケースもあります。小さなミスが内容によっては後に大きなミスにつながる可能性もあるため、いかに減らせるかを検討する必要があります。
業務が属人化している
エクセルでは、あらかじめ設定された数式やマクロなどをもとに計算が行われることから、あくまでもすべての設定が適切であることが前提となっています。
少しでも設定に誤りがあれば正しい結果が表示されず、エラー表記などの原因追及が必要となり、逆に作業効率が低下してしまう可能性があります。
また、マクロなどの複雑なシステムは制作者の意図に沿って作られているため、その制作者がシステムに介入しなくなった際、トラブルが発生しても対応できないという事態になりかねません。
一部の機能のみを変更したい場合であっても、複雑に組み込まれている場合は少し触っただけでもエラーが発生してしまい結果的に編集できないこともあります。
複雑な数式やVBAが入ったファイルは、制作者に委ねられていることも多く、担当者がいなくなった際の代償が大きくなります。
事前にしっかりと引き継ぎなどが行われていれば、後継者が編集できる可能性もありますが、担当者が変わるたびにレクチャ―が必要となり、時間と労力がかかってしまいます。
外部との連携時の不便さ
エクセルは、xlsなどの拡張子で保存されるため、ファイルを読み込めるソフトが導入されていれば外部との連携ができるのが特徴です。
しかし、企業や事業者ごとに独自のフォーマットを設けている可能性もあることから、規格やルールが定まっておらず、結果的に共有されてもスムーズに連携できないケースも珍しくありません。
ファイルの共有による問題
従業員間でファイルを共有しながら作業するケースもあるでしょう。しかし、エクセルの通常機能として、共有の設定はできるものの一部の機能が制限されてしまうことから、一旦自分のパソコンにダウンロードしてから、作業することも少なくありません。
そのうえ、上記の状況での作業を繰り返すと複数のファイルが作成されるため、どれが最新のものかわからなくなってしまうことがあります。また、常に従業員間で共有されているわけではないため、従業員同士が最新ファイルを閲覧せずに作業してしまうことも考えられます。
そのため、作業が完了したとしても、実は誤った情報で仕事をしていたという問題が発生する可能性があります。
ファイルサイズにより作業効率が変わる
ファイルサイズはデータの数などによって異なるのが一般的です。サイズが大きなファイルを扱う際は、処理スピードが遅くなるためどうしても作業が遅くなることがあります。
また、使用しているパソコンのスペックにも依存するため、古いパソコンや低スペックのパソコンなどを使用している場合、うまく動作せず、状況によってはデータの破損につながる恐れもあります。
脱エクセルのメリット
脱エクセルは、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、生産性を高める多くのメリットをもたらします。
ここでは「人的ミスの減少」「属人化の防止」「リアルタイム更新が可能」「処理効率の向上」「権限設定の手間を省ける」など、脱エクセルの具体的なメリットについて解説します。
人的ミスを減少させられる
エクセルでは、基本的に手作業で数式を組んだり、データを入力したりします。そのため、人的ミスが発生する可能性がデメリットとして考えられていました。
しかし、脱エクセルを行うことで手作業での入力を減らせることから、結果的に人的ミスを減らし、深刻な問題の発生を回避できます。
業務の属人化を防げる
あらかじめ設定した数式などをもとに、自動的に計算される仕組みを作っても、そもそもの設定に誤りがあると正確な数値が表示されません。また、設定の誤りに気づいたとしても、制作者でないと編集が難しいケースが多く、これこそがエクセルのデメリットとして挙げられます。
脱エクセルにより代替ツールを使用することで、コーディングや数式などの知識がなくても直感的に操作でき、担当者が変わってもスムーズな業務の引き継ぎが可能になります。誰でも使えるようになれば、作業効率が格段にアップし結果的に生産性も向上します。
共同作業やリアルタイム更新が可能になる
エクセルでは共有機能が備わっているものの、それぞれのパソコンにデータを保存し編集するため、上書き保存をしたとしてもアップデートされたファイルは共有されません。
常に共有状態で編集することもできますが、共有状態での作業の際は使えない機能もあるため作業効率が低下してしまう可能性があります。
昨今はクラウド上でエクセルを使用できる機能もあるため、そういったツールを使えば共有しながら作業することが可能ですが、クラウドの場合、マクロなどが設定されたファイルを開けないため、複雑な操作はできません。
エクセルに依存しない環境を作れば、リアルタイムで更新が可能になり、共有しながら作業ができるためより効率化が図れます。
データ処理が効率よくできるようになる
エクセルの処理スピードは、パソコンのスペックに依存するため、古いパソコンや低スペックのパソコンを使用している場合、データ処理に時間がかかることがあります。とくに、データ数が多いファイルや、VBAや複雑な数式が組み込まれている場合、処理スピードが遅く作業効率が低下してしまうケースも珍しくありません。
しかし、代替ツールを使用すれば保有しているパソコンの性能にそこまで依存することもなく、データ処理の効率化を図れ、結果的に業務スピードを向上させられるといったメリットがあります。
なお、選ぶツールによってはパソコンのスペックに依存するものがあるので、どれくらいのスペックが必要なのかを確認したうえで、選定することが大切です。
権限設定の手間が減る
権限の設定をすれば、閲覧や編集ができる従業員やスタッフを変えられます。また、他社と共有する際も、あらかじめ編集できないように設定しておくことで、閲覧のみしてもらえるようになります。
ただ、ファイルごとに設定が必要になるため、作成のたびに設定を行わなければなりません。数が少なければ特に気にならない作業も、数が多くなるにつれて時間と手間がかかるうえ、手作業による人的ミスにもつながります。そして、作業効率の低下も懸念されます。
万が一設定し忘れた場合、他社からファイルを編集されてしまうといったリスクもあるため、セキュリティ面での不安が残ることも弱点といえます。
しかし、ほかのツールを採用すれば、直感的に権限を付与できるようになるため、設定にかかる時間と労力を大幅に抑えられるでしょう。
脱エクセルのデメリット
脱エクセルを行うには、エクセルに代わる新たなシステムを導入する必要があります。この新しいツールを検討し、実際に移行し、安定して運用するまでにはかなりの時間がかかることがデメリットとして挙げられます。
また、新しいツールに慣れるまでには時間がかかるため、すぐに新しいツールへ完全に移行することは難しいです。従業員が新しいツールの使い方に慣れるまでの間、業務効率が一時的に低下する可能性もあります。
さらに、新しいツールを導入するにあたっては、初期費用やライセンス料、導入サポート費用など、さまざまなコストが発生するため、これらの費用負担もデメリットとなります。
ただし、適切なツールを選ぶことで、一度導入してしまえば、長期的には作業効率が向上し、結果的に業務改善につながる可能性が高いです。自動化やデータの一元管理が進むことで、従業員の負担が減り、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。これにより、大幅なコスト削減を目指せることも期待できます。
近年では無料のツールや、低コストで導入できるツールも多く展開されています。最初は試験的にこうしたツールを導入し、使い勝手や効果を確認しながら本格的な導入を検討する方法もあります。
エクセルで出来ること・不向きなことは？
大企業、中小企業問わず、さまざまな企業でエクセルが使用されています。実際、データ集計やグラフの作成、統計分析などはエクセルの得意分野といえます。
また、名簿やリストなどの作成に加え、申請用紙などのフォームの作成なども可能です。手作業でデータなどを入力していかなければなりませんが、あらかじめ規定された数式やVBAに合わせて、自動的に計算されることから、表計算やグラフ作成などの作業を効率的に行えます。
一方、会議資料としてプリントするなど、あらかじめ印刷を目的としたファイルを作成することには不向きです。印刷に合わせた微妙なレイアウト調整などがしづらく、見栄えのよい資料を作成するのが難しいといえます。
たとえば、取引先に提出する資料を作成したり、プレゼン用のデータ表を作成したりする場合、どうしてもレイアウトの設定が難しく、体裁が整わないということがあります。また、体裁を整えられたとしても、見た目がシンプルになってしまい、見ごたえのある資料を作りにくいのが弱点です。
そのほか、複数の作業者がリアルタイムでデータを共有したり、大量のデータを処理したりすることにも不向きといえます。
脱エクセルの流れは？
ここでは、脱エクセルの進め方について、具体的に紹介します。
エクセルを使っている業務の洗い出しをする
まずは、エクセルでどのような業務を行っているかを確認するところからはじめましょう。計算をするためだけに使っているのか、複雑な作業をしているかなどによって、必要なツールが変わってきます。
現在の業務において、エクセルをどのように活用しているのか、そして誰がいつ必要としているかなどもあわせて確認しておくとよいでしょう。
各業務で抱えている課題を把握する
どのような業務でエクセルを活用しているかをチェックできたら、次に各業務で抱えている課題を把握することが大切です。たとえば、エクセルで従業員の出退勤を管理している場合、複雑な数式やVBAが組み込まれている可能性があります。
しかし、先述の通り、数式やVBAは、制作者の意図に沿って組み込まれていることから、制作者が退職したりうまく引き継ぎができていなかったりすると、あとから編集するのが難しくなってしまいます。
他ツールやシステムの置き換えの必要性を検討する
業務における課題を把握できたら、次にほかのツールやシステムの必要性について検討していきましょう。そもそも、脱エクセルが必要なのかもあわせてじっくりと検討することが大切です。
というのも、脱エクセルには時間とコストがかかってしまうため、現状の業務では単純な計算のみしかしていないというのであれば、時間とコストをかけて脱エクセルを進める必要はないでしょう。しかし、より業務効率を向上させたい場合は、早急に脱エクセルを検討することが大切です。
エクセルから脱却し、新たなツールやシステムを採用することで、結果的に作業効率が向上し、生産性を上げられるといったメリットもあります。
既存の業務や、エクセルでの作業に課題を感じている事業者は、できるだけ早いタイミングで脱エクセルを検討することをおすすめします。
システムの選定と導入を行う
業務の効率化を目指すために、脱エクセルの必要性を感じたら、ツールやシステムの選定を進めます。昨今はさまざまなツールがあり、それぞれ導入コストやランニングコスト、使える機能や内容などに違いがあります。
どのような機能が必要なのか、どういったツールが適しているのかなどをしっかりと見極めたうえで、選定することが大切です。導入後、実際にそのシステムを利用することになる従業員と選定を行うことで、より実用的なシステムを選べます。
そして、自社にぴったりのツールやシステムが見つかったら、実際に導入を進めていきましょう。
エクセルの代わりになるツールの種類
脱エクセルを実行するにあたり、代わりとなるツールの選定が必要です。とはいえ、さまざまなツールがある中、どのようなツールやシステムを選べばよいかわからない方もいるでしょう。
ここでは、エクセルに代わるツールの種類を詳しく見ていきましょう。
CRM
CRMとは、Customer Relationship Managementの略であり、顧客関係管理と呼ばれています。エクセルでは、名簿や問い合わせ日、内容などを記録することは可能です。しかし、本来、CRMというのは顧客管理を事務的に行うものではなく、訪問のきっかけや、応対方法、提案内容などの定性的なデータを蓄積し、顧客ニーズの分析を行うことなども含まれています。
しかし、エクセルでは、訪問のきっかけや、応対、DMの送付状況などのデータ分析を行うのは現実的ではないためエクセルに代わるツールが必要となります。
グループウェア
脱エクセルを通して、情報共有の効率化を目指すことがポイントです。エクセルでもスケジュール管理や、TODOリストの作成自体は可能なものの、ほかの従業員と共有したり、権限設定をしたりするのが不得意です。
しかし、グループウェアならスケジュールやカレンダーの共有ができるツールもたくさんあるので、そういったシステムを導入することで、より効率的に情報共有が可能となります。なお、昨今は無料で使用できるツールもあり、使い勝手などを確かめられるのも魅力的です。
業務アプリ作成ツール
昨今は、エクセルに代わる業務アプリを開発できるツールが提供されています。基本的には、ノーコードで作成できるので、プログラミングなどの知識がなくても、自社に合った機能の追加などカスタマイズをしながら業務ツールを作成することが可能です。
しかし、エクセル同様に属人的になるリスクがあります。
BIツール
エクセルで売上や経費などを入力し、経営分析を行う際の資料として使用するケースがあります。しかし、先述の通りエクセルは手作業での入力となるため、人的ミスが発生する可能性があります。
また、VBAや数式に誤りがあると、正しい数字が出てきません。しかし、脱エクセルを行い、経営情報の分析などを行えるツールを導入すれば、スムーズに経営状況を確認することが可能です。
プロジェクト管理システム
作業やプロジェクトの管理をエクセルで行っている場合、従業員同士でうまく共有されなければ、情報が伝わらず、大きなミスに発展する可能性があります。
しかし、プロジェクト管理などを行えるツールを導入することで、スムーズに情報共有でき、ミスが発生する状況を大幅に減らすことが可能です。
スケジュール管理システム
スケジュール表や、出勤簿として活用できるツールを導入すれば、エクセルで手入力しなくても、自動的に情報が抽出されます。
また、スケジュールを従業員同士で共有できるため、不在情報などが一目でわかるようになり連絡を取り合う手間なども省けます。
タスク管理システム
プロジェクトにおけるタスクや、個人個人のタスクなどを管理できるシステムを導入すれば、エクセルを使わずに簡易的に作業の進捗状況などを確認できます。
また、TODOリストとしても使用できるので、どのような仕事を優先的に進めなければならないかなども可視化でき、作業の効率化も図れるのが特徴です。
勤怠管理システム
出退勤や休暇、残業時間などの勤怠管理を行えるシステムもあります。エクセルでは、手入力しなければならない出退勤の時間なども、ツールを活用することで、手間をかけずに行えるのが魅力です。
また、自動的に数字が管理できるため人的ミスの防止や業務効率の向上が見込めます。
ERP
ERPとは、企業資源計画システムや、統合基幹業務システムと呼ばれており、生産管理や販売管理、人事などの基幹となる業務を統合し、情報の一元化と効率化を図るためのシステムです。
エクセルでは、業務ごとにファイルを作成してVBAなどを組み込み、それぞれの部門で管理されていましたが、情報処理を統合することでデータを効率よく運用し、さまざまな業務を一元管理することが可能です。
こちらの記事では、ERPの導入について解説しています。メリットやデメリットに関しても取り上げているため、ぜひご覧ください。
まとめ
さまざまな企業で、ビジネスツールとして使用されているエクセルですが、昨今は脱エクセルを目指す企業も少なくありません。というのも、DX化が進められ、業務効率の向上を目指すために、エクセルではなく、ほかのツールを使用するといった流れがあります。
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