中小零細企業のバックオフィスに業務改革を起こす統合業務システムの「事務SOL」です。
事務SOLは人事、営業、経理、経営など各業務を一つのシステムでまとめて管理することで、集計作業や転記作業を無くし無駄な時間を削減します。
SES企業の業務改革には欠かせない事務SOLですが、どんなメリットがあるのでしょうか？
VIPソフトウェア株式会社取締役管理本部長の岡田郁二氏より事務SOL開発の裏話や、SES企業が業務効率化のために管理ツールを導入すべき理由を語っていただきました。
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岡田郁二 |
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| VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。 | |
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黒田実緒 |
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| ウェブマーケティング会社を起業し一年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
【SES企業の業務効率改善】事務SOLの誕生のきっかけは自社の事務作業の多さ
そもそも事務SOLの開発って何がきっかけだったんですか？膨大な時間がかかりすぎていた事務作業を削減したかったことが開発の発端でした。例えば、見積書や請求書を作ったり、給与計算したり。
うちはSES企業だから社員をお客様先へ向かわせている分、給与計算がややこしい。
社員の出退勤をもとに額面を出して、交通費などの経費も含めた給与計算を毎月毎月一人分ずつやってたの。
SES企業だと、勤務時間とかで毎月給与も変わってきますもんね。税金の源泉徴収料のランクをパソコンの横に置いて、エクセルに給与や残業代、社会保険料や税金などの全てのデータを手入力して計算してて。計算も大変だけど、請求書として書類も作らないといけないから、やること盛り沢山な状態。
うわー、大変そう。
IT業界なんだけど、そこはエクセルでやってるんだよね(笑)創業間もない頃は、そうやってエクセルに手打ちしていてもよかったけれど、社員が増えれば増えるほど事務作業って増える。
社員が60名くらいになると事務作業だけで１週間ぐらいかかって、本当にめんどうくさくなっちゃって。
確認作業も含めると、書類作りって地味に時間が取られていきますよね。情報管理や事務作業をエクセルで行うSES企業がほとんどなので、みんな多分似たような経験をしているんじゃないかな。
エクセルで管理していたとしても、ファイルがパソコンの中で迷子になったり、そのまま見つからず更新できなかったーってことも起きちゃいそう。
僕は経営者として給与計算や資金繰り表の作成もやっているから、作業効率化に加えて経営の数字を簡単に把握したかったの。
月が締まった最後に「先月の数字どうだったんだろう」と顧客ごとの売り上げとか、社員ごとの売り上げをパッと見たい。
ただ、そういった経営の数値を導くには、結局社員一人一人の給与や経費、販売の数字などのデータもきちんと管理できていなきゃいけない。
とにかく、事務作業とデータ管理が大きな壁だった。
確かに。データ管理もできていないと、そもそも計算もできないですもんね。ということで、当時、事務作業の効率化のための市販ソフトを探したの。ただ、十数年前では給与計算、販売管理、会計と、特定の業務に特化したソフトウェアをそれぞれ買い集めて使えっていう感じで。
各機能を連携させようと思ったらさらに追加費用が必要という状態。
かといって、自社専用のシステムを開発するにしても、人件費で数千万円から数億円かかってくるから、結局エクセルや単発ソフトウェアでの管理に戻っちゃうんだよね。
しかも、業務別でソフトウェアを揃えちゃうとデータベースは統一されてないから、結局手計算で欲しい数字を出す羽目になる。
単純に社員一人当たりの売上高を見たくてソフトウェアを導入してるのに、なぜか難しい（笑）
大企業ぐらいしかパッケージを揃えきれないですもんね。しかも会計や人事など業務知識がある人を前提にして作られたシステムだから、初見ではすごくとっつきにくい。
ソフトウェアを導入したものの、データ入力で手一杯という人たちも多いかと思います。
そう。複数のソフトウェアで管理を始めると全部の使い方を覚えなきゃいけない上に、データ管理もソフトウェアごとになっちゃうから、結局わけがわからなくなる。経営者が業務効率化を目指すんだったら、一つのソフトウェアでデータを管理できないとダメ。
それで、僕らみたいな中小企業にちょうどいい製品が市場にないなら自分たちで作ってしまおうということで、僕が仕様書を書いて社内のエンジニアに自社専用システムを作らせたのが事務SOLの始まりだったんだ。
【SES企業の業務改革】圧倒的に事務作業を削減！事務SOLの実力をご紹介
岡田さんが必要性を強く感じたからこそ、開発できたんですね。ちなみに、今は事務SOLでどのくらい事務作業が効率化できました？これまで一週間かかっていた作業が3時間で終わったの！ほぼ9割以上の時間削減！それはすごい！具体的にはどんな作業が減ったんですか？
まず、書類作成の手間を大幅に減らせたね。いろんなお客様先で発注も受注もそれぞれで書類が発生してくるし、SES企業だとお客様だけでなく外注さん先とも契約書を交わす必要があって派遣契約と請負い契約の二つを網羅して書類を揃えるのも大変。
特に、派遣契約だと法律で定められて用意するべき書類が多いから、うちでも全部の書類を揃えきれてないことが事務SOLを開発するときに発覚して。
創業したてとかだと、弁護士をしっかりつけられなかったり、知識も無いから用意していないってケースもあると思う。
事務SOLで社員情報を管理できているし、基本的な契約書を作成できる機能をつけているので必要な書類作成が随分楽になった。
賃金台帳や社員名簿など、役所に定期的な提出は求められないけれども企業が揃えるべき書類も事務SOLで一通り作れるようにしてるの。
それは便利！経営者としても仕事は楽になりましたか？データを一元管理したことで見たい経営数値も出しやすくなって、経営者の仕事に専念できるようになった。例えば「売り上げにかかった経費を確認したい」ってなった時に、使っているソフトウェアごとにデータを見て、わざわざエクセルにコピペしてから計算、っていう手間が無くなった。
給与から経費、契約管理など経営に関わるデータ管理は全て事務SOL内で完結できるからね。
入力も管理も事務SOL一つで済んじゃうから、どのソフトウェアにどんなデータを入れればいいかって迷うことも無くなったね。
一個のツールで管理できていれば、データの更新も楽になりますよね。税理士さんや社労士さんが別のソフトウェアを使っているような場合は、依頼先にも事務SOLのアカウントが必要になるんでしょうか。
事務SOLはCSVで出力もできるようにしているから、事務SOLから出力したCSVを士業さんに渡して使っているソフトウェアに読み込ませることもできるよ。なるほど！わざわざソフトウェア同士で連携の設定をする手間も省けますね。実は、事務SOLの個別カスタマイズはやらないという方針にしたのもポイントなの。日本では提供されたソフトウェアの機能に合わせて仕事のやり方を変えるんじゃなくて、自社のやり方に合わせてソフトウェアをカスタマイズして使おうとしちゃう。
そういえば、昔勤めていた会社では既製品にゴリゴリカスタマイズをかけて、操作の仕方も変わってしまって結局わけのわからない使えない代物になってしまったことがありました・・・。エクセルを使ってても、マクロを組まれて他社員が触れられないファイルに出来上がってしまい、結局どんどん事務作業が属人化していきますよね。
そう、カスタマイズするから、余計に作業が複雑化していくんだよね。例えば、欧米ではソフトウェアの仕様に仕事を合わせていくから、ちゃんと事務作業の効率化ができている。
事務SOLも各社カスタマイズを提供したら現場の作業が余計に増える恐れもあるから、カスタマイズ自体やめちゃいました。
その代わり、お客様の要望を元にソフトウェアのバージョンアップを重ねていく方針にしてる。
SES企業に必要な一通りの機能は揃ってるから、まずはこれ使って！という感じ。
日々、アップデートされて使いやすくなってるんですね。事務作業が減る上に、経営者に必要な数値まで出してくれるなんて、事務SOLは業務改革に必須のツールと言えますね。
【SES企業の業務改革】どんぶり勘定の経営からの脱却には管理ツール導入が必要
私も「入金と出金をしっかり知っておかねば」と思いつつも、細かく確認せずに曖昧な数字感覚で経営しちゃってますね。SES企業だけでなく、多くの中小企業で「どんぶり勘定」の経営が発生してしまうのは、膨大な事務作業のせいもあると思う。先月の売り上げや利益の数字、キャッシュフローをみて、次月に何をすべきか経営判断を行う。
これこそ経営者がやるべき仕事じゃない？
でも、何度も言っているけど、１年間の資金繰りなど経営数値を出すまでには、人事、営業、経費といろんなデータを集めて整える膨大な事務作業が必要なんだよね。
日々の見積書や請求書の作成で数値を変えるだけの話とはわけが違う。
規模が小さい会社は計算なんていちいち面倒だから、士業に事務作業を全部丸投げ。
余計に数値を理解しないまま経営して、いつの間にか赤字になってしまうんだよ。
私も自分で計算したり書類作るのが難しいから士業に丸投げしそうになってました・・・・・・やっぱり一人で全部こなすのは難しい！依頼する作業は自分でも勉強してから専門家にお願いしないと、経営が危うくなっちゃうよ？それに、やるべき作業を理解できていないままITを使って業務改革しようとしても、ただの部分最適で終わってるところも多い。
今、DXという言葉が使われてるけど、これはITで経営を全体最適化することを目指すのであって、単なる作業効率の改善とは全然意味が違う。
経営者は事務作業を終えたあとに出てくる経営数値が見たいと本当は思っているわけ。
でも、そもそもの必要な事務作業を士業さんへ丸投げしていたら、経営数値を導くためにどんなソフトウェアが必要なのかもよくわからない。
結局、作業ごとの効率化を目指して複数のソフトウェアを導入する結果になる。
それが一層、現場を混乱させるし、経営数値の見える化からは程遠くさせているんだよね。
僕は事務SOL開発前から、自分で経営数値を確認していたし、創業時から給与計算、資金繰り表、売り上げや利益の管理表など、経営に必要なものは全部自分で作成できるようにしてたの。
だからこそ、一つのシステムでデータを管理できている状態じゃないと経営数値は計算できないなって気づけた。
岡田さんはご自身で経営の数字の見方を学んできたからこそ、事務SOLも単なる作業効率化ではなく、経営のための管理ツールとして開発できたんですね。なんせ、僕の願望をそのままシステム化しているから。経営者が事務処理に時間を割きすぎて経営の仕事に専念できなくなっているのは無駄だし本当にもったいない。
資本に余裕がある大企業であればね、システムを内製化して効率化をガンガン進められるんだろうけど。
一方で、中小零細企業は事務作業を任せる従業員を雇う余力が無いとか、IT投資にまわすお金がないっていう事情が出てくるよね。
事務SOLは1ユーザー無料、基本契約である3ユーザーは月額9800円で中小企業でも導入しやすいように提供してる。
それで事務SOLを使ってもらって、窓口一つ・ボタン一つ押して作業が全部完了でき、数値まで簡単に出せてしまえば経営の悩みも減るよね。
自分で経営の数値を確認できるようになるから、士業さんとのやりとりもスムーズになるはずだよ。
【SES企業の業務改革】事務SOLでSES業界の経営改善を進める
日本は第3の経済大国だけど、その9割を占める中小企業のうち7割が赤字経営と言われてるんだよ。高度経済成長期であれば市場が上り調子だったからこそ、売り上げだけ上げとけばいい経営でよかった。
でも今後は少子高齢化で市場の伸びは鈍くなるから、きちんと数字を見ながら利益を出していく経営に切り替えないといけない。
特にリーマンショックの時なんて、数字が見えていなかった経営者は軒並み会社をたたんでた。
僕は事務SOLの元となるシステムを自社で開発して、経営の数値が把握できる環境を整えていたからこそ、リーマンショックを乗り切れたと思ってる。
そもそも、数字見て計算することが経営者として自分は普通と思ってたんだけど、周りの話聞いてたらどうやら違うらしいと。
もし、複雑な事務作業が効率化されて、経営者が数値を簡単に確認できる状態になっていれば、あの時企業が潰れずに済んだのかもしれない。
未だに利益やキャッシュフローの正確な金額がわからないままに経営を続けている企業もたくさんあって、また同じことが繰り返されるのではないかって心配しちゃう。
これ以上涙をのんで会社を潰す経営者仲間の姿は、もう見たくない。
そんな想いから、事務SOLを自社内だけでなく、サービスとして提供しようって決めたの。
そんな時代背景と岡田さんの願いもあって事務SOLは生まれたんですね。事務SOLでバックオフィスの悩みが解消され、中小企業がどんぶり勘定の経営から解放されたら、日本の経済もまた復活して世界で戦える国になれると思ってる。だって、中小企業が占める割合の多い日本で、そのほとんどが赤字経営のままだったら世の中終わっちゃうでしょ（笑）
事務SOLでとりあえず無駄な事務作業は減らして、経営指標となる数字が見えるようになれば、誰でも黒字化に向けた経営施策が打てるはず。
それで、営業やマーケティング、新商品開発など、浮いた時間と資金でもっとクリエイティブなことに専念して欲しい。
事務SOLを広めることで、日本全体の経営力の底上げに貢献できるのであれば、これ以上のことはないね。
まずは同業でもあるSES業界で事務SOLを導入してもらって、業界全体で経営改善を進められれば嬉しいな。
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