統合業務システム

SES会社も知らないとマズイ!「電帳法」で請求書管理が変わるって知ってる?

SES管理ツールについて

▽動画で知りたい方はこちら▽

中小零細企業のバックオフィスに業務改革を起こす統合業務システムの「事務SOL」です。

事務SOLは人事、営業、販売管理、経理など経営に関するあらゆるデータを一つのシステムでまとめて管理することで、集計作業や転記作業の無駄を無くし業務効率化を推進します。

実は2022年から請求書など電子データの管理方法を定めた法律である「電子帳簿保存法」が改正されることをご存知でしょうか?(※ 2年間電子取引データの保存のみ宥恕期間が設けられました。)

VIPソフトウェア株式会社取締役管理本部長の岡田郁二氏と共に「電子帳簿保存法」の詳しい内容と、SES会社にとって煩わしい締め日の処理や請求書発行業務を事務SOLでどのように解決できるのかを中心にお話を伺ってきました!

岡田郁二
VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。
黒田実緒
ウェブマーケティング会社起業一年目。これから事務SOLでコンテンツ配信を行いつつ、実際に事務SOLを使って業務改善・経営改善していきます。

【SES会社の請求書発行を短縮】「電子帳簿保存法」とは?

黒田さんは2022年から契約関係の電子データの管理方法が変わるって知ってる??
えっ?そうなんですか?初めて聞きました!

「電子帳簿保存法」っていう、帳簿や決算書、請求書などの書類を電子化して保存するための法律があるんだけど、2022年から改正されてデータの保存方法が変わるんだよ。

へぇ〜。データ管理のための法律ってあるんですね。
元々、国税関係帳簿・書類は原則紙で保存する決まりだったんだけど、電子データ保存を特別に認める「電子帳簿保存法」が1998年から施行されたんだ。

世の中のデジタル化の状況に合わせて、これまでも何度か改正されてきてるんだよ。

今回の改正はどんな内容だったんですか?
改正のポイントはいくつかあるんだけれども、今日取り上げる内容は2点。
まず一つは紙で受け取った書類をスキャンしてデータで保存する際の手続きや条件がかなり緩和されたこと。

これまでは書類をスキャンや写真撮影してデータ化するだけじゃなくて、きちんと社内規定の整備、定期的な検査といった要件があったんだけれども、2022年からこの要件が廃止されて保存手続きがかなり簡略化されたんだ。

ますます電子データの管理がしやすくなったんですね。
そしてもう一つは、電子データの保存方法。

メールで送られてきたり、ダウンロードで保存したデータは電子データのままで保管しなくちゃいけなくなった。

あれ、もしかして出力して紙で保存っていうのはダメなんですか?
ダメだよ!まさか、送られてきたデータをわざわざ印刷して保管してた?
(※電子取引データの保存は2年の宥恕期間が設けられたので、2023年12月31日までは紙に印刷して保存しても違法ではありません。)
一応、念の為・・・。紙の方が保存は確実かなって思って。
デジタル化の波に逆行しちゃってるじゃんか!(笑)

って言っても、うちも、事務に確認したら「実は印刷して管理してました・・・」なんて言われたからびっくりしたんだよ。

岡田さんのところもじゃないですか。(笑)
「デジタル化進める会社なのに何やってんだー!」って言って、データをわざわざ紙で保存するのはやめるように言いましたよ。
SES会社だけでなく、多くの事業者で同じようなことが起きていそうですよね。
特にデジタル対応が進んでない古い会社ほど、今度の法律改正に慌てちゃうところ多いだろうね。

【SES会社の請求書発行を短縮】デジタル化に対応していく事務SOL

電子データの保存管理に事務SOLは対応しているんですか?
事務SOLは書類の発行者が便利になることを目的に作ってるから、今はまだ受け取った書類の管理についてはお客様次第って感じだね。

ただ電帳法の対象は、データを発行する会社・受取る会社どちらも対象なので、受取る側のことも考えていかないといけない。

そうですか。それについて今後の機能追加は予定しているのですか?
オプションという形になっちゃうかもしれないけど、フォルダサービスを将来付け加えようと思ってるんだ。

だって、これまで紙で一生懸命印刷して紙で保存してきた会社が、いきなりデータ保存してくださいって言われても困っちゃうでしょ。

今は、電子データの書類管理はお客様の運用に任せているけれど、事務SOLで発行も保存もまとめて管理できちゃえば楽だよね。

あとは、電子帳簿保存法に対応していく中でお客様の不満だったり、要望がこれから上がってくると思う。

その声を拾いながら事務SOLをバージョンアップしていって、お客様が便利になるような機能追加はしていくつもりだね。

事務SOLは中小企業の事務作業のデジタル化を進めていくことを目指しているから、これからもお客様がストレスなくデジタル化を進められるようにサポートしていくよ。

なるほど!今後の事務SOLにも期待大ですね!

【SES会社の請求書発行を短縮】SES会社の請求書発行は複雑

請求書や契約書類の管理だけじゃなくて、そういった書類の発行も結構手間取る会社多いと思うんですよ。
そうそう、書類関係って本当にすごく手間が多い。

特にSES会社って、エンジニアとの契約によって金額の出し方も変わってくるから請求書とか給与明細作るのが大変。

もちろん、固定単金の契約であれば一定の金額で請求書を発行するだけで済むと思うんだけど、稼働ベースで金額を決めている場合、どれだけ作業したかで金額も変わってくる。

さらには、設計、コーディングやテストなど作業によってもかかる時間が毎月変わってくるしね。成果物のことも考えるとさらに考えるのが複雑になっちゃう。

確かにある月では稼働時間が多すぎても、別の月は休みが多いこともあったりで一定になりづらいですもんね。
だから毎月、営業は誰がどれだけ稼働したのかデータを入れたり、経理がそれを確認した上で請求書や給与明細が作られていくから、かなり手間がかかってるよ。
やっぱり毎月自動的に請求書や給与明細がぽんっと完成!ってわけにはいかないんですかね。
そうだね、結局誰かが稼働データを入れるっていう作業はやらなきゃいけないからね。

締め日になると、結構みんな、テンテコマイだよね。

あれ、岡田さんの会社ではどうしてるんですか?
うちでは稼働実績を事務SOLに入れて締め処理をして、請求書とか給与明細も事務SOLで発行しているよ。

【SES会社の請求書発行を短縮】事務SOLの締め処理は簡単!

もしかして事務 SOLだと大変な締め日の処理が簡単にできちゃうんですか!?

ちょっと私にも教えてくださいよ!

やっぱりデータってちゃんと数字を一個のシステムで管理しとけば、請求書も給与明細も簡単に出しやすくなるのよ。

事務SOLの営業メニューの中に「締日」という項目があって、ここで締め日の処理ができるんです。

もし時間ベースで金額を決める契約をしているのであれば、対象のデータを選択してお客様からいただいた勤務表なんかの数字を「作業時間」の項目に記入する。

それで、事前に精算条件を設定しておくと自動計算してくれて数字を出してくれると。

営業、経理で別々のシステム使ってるとわざわざシステムから数字吐き出して入れ直したり、どっちかのシステムの入力忘れや入力間違いって起きやすくなりますもんね。
そうなの。

それで、事務SOLに入力された内容を確認したのちに、経理や事務の人がそれぞれそのデータをもとに請求書や明細を作成する。

今後はわざわざメールにデータ添付しなくても、URLリンクを共有するだけでお客様もWeb上で明細が確認できるような機能を追加中だよ。

どんどんペーパーレスになっていくんですね。それはお客様も便利!
お客様向けだけじゃなくて社員に向けても同じくWeb化は進めてるんだ。

事務SOLでは事務担当の人が見る画面だけでなくて、社員にもIDとパスワードを発行して自分の給与明細が見られる社員が見る画面も用意したの。

実はリモートワークになってしまって印刷した給与明細を社員へ送付してたんだけど、社員から「なんでうちはデジタル化を進めてる会社なのに、給与明細を紙で確認しないといけないんだ」って怒られてしまって(笑)

ああ、これってまさにユーザーの声だ!と思ってね。お客様からもお声をいただいていたので、給与明細もWebで見られるように対応しようとなったんです。(今は対応済み)

自社でも事務SOLを使っているからこそ、すぐ改善すべきところもわかった上で機能に反映できるんですね。
これからは日報などの現場から報告するデータも事務SOLで管理できるようにしていきたいね。
ますます事務SOLに一本化しやすくなっちゃいますね。

【SES会社の請求書発行を短縮】事務SOLで請求書出力を楽々に!

明細がそれだけ簡単に出せるってことは、もしかして請求書も超簡単に出せちゃったりするんですか?
もちろん!

締め日の話でも出てきてたけど、請求書作成は経理メニュー内の「請求」の項目で作成できちゃう。

経理へ上がってきた申請は、請求一覧の画面で一つ一つ内容が確認できるように見やすい画面にまとめてある。

すごく見やすくまとめられていて、いいですね!
そこで、経理の人も申請内容に間違いがないか確認できたら、プレビューボタンを押してもらうと、請求書がこんな形で出ますよーってものも見える。

おお、ちゃんと請求書っぽい形で見えると安心する(笑)
でしょ?(笑)

ここから、ダウンロードしてPDFにして送るのか、印刷して紙に出力した状態で送付するのかをお客様に合わせてやっていくんだね。

便利ですね〜。

そういえば請求書の横にロゴマークや印影が付いてますね。

よく気がついたね!

ロゴマークや印影は事務SOLに登録することで出てくるんだよ。

ロゴマークは必ずしも請求書に載せなくていいんだけど、「コーポレートアイデンティティが表現できるからぜひ請求書に出すようにしたいんだ」ってお声をいただいて機能追加したの。

確かに、受け取る側にしてみれば一目でどこの会社の請求書か見やすいし、作成する側としても毎回ロゴ見ることになるから愛着湧きやすくなりますね。ブランディングの一環にもなりそう。
うちも今までやってなかったんだけど、「言われてみればそうだなぁ」って気づいて請求書にロゴマークを入れるようになった。
ユーザーの声でどんどんバージョンアップしていくんですね!
印影も登録しておけば、毎回印刷してハンコを押して、またスキャン…なんて手間も減るしね。

もちろん、ロゴマークや印影を表示させたくないお客様もいるだろうから、機能を使いたくない会社はデータを登録しなければ表示されない。

自社の運用で使い方を決めてもらえるようにできています。

基本的な機能はすでに揃ってるから、変にオプションとかカスタマイズ代がかからない点も事務SOLの強みですね!

【SES会社の請求書発行を短縮】製品情報だけじゃない!メルマガでは経営情報もお届け

実は今回紹介した「電子帳簿保存法」の改正は経営上対応しなくちゃいけないことが多い話だから、うちで発行しているメルマガでお知らせしたんだよ。
通りで法律に詳しいなと思いましたよ!
いやいや、経営を支えるシステムを作っているなら、そういう情報は敏感になっとかないとね!

やっぱり事務SOLが目指すのは中小企業の経営のサポートだから、お客様に役立つ情報はバンバン共有していきたい。

事務SOLの機能追加とか使い方の案内だけじゃなくて、デジタル化のトレンドや法律改正などの経営に必要な情報もお送りしてるの。

うちのメルマガは無駄な情報一切書いてないから。「今日はランチなに食べました」とかさ。

はい、岡田さんの昼食はどうでもいいです。
・・・
でね、うちのメルマガを登録して読んでいれば、世の中の対応しなきゃいけないことについても知ることができるからぜひ登録してもらいたいね。
目の前の業務に集中しすぎると、法律やら制度やら変わったことにすら気がつけませんからね!

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【SES会社の請求書発行を短縮】気軽にトライできる価格の事務SOLでデジタル化を始めよう!

今回は主に締め日や請求書の機能を紹介したけれど、他にも経営分析の機能も付いていているから、経営に関するデータの管理や分析は事務SOL一つでできちゃうの。

例えば経営者が見るダッシュボードとして、「経営分析」という部分があるんだけど、ここで会社の数字が全て見ることができる。

経営者の気になる売り上げ、支払い、利益は、全体だけでなく案件ごとやスタッフごとでも比較できるようにしてあるんだよ。

だからデータ入力さえきちんとしてれば、会計事務所や税理士法人の決算書作成を待たずしてすぐに財務状況を確認できる。

会社の予算配分や人事の評価だって、数字を元にしながら経営判断ができるようになるよね。

ただ数字を並べられるよりも、ビジュアル化された方がパッとわかりやすい!
他にも「スタッフアサイン状況」は誰がいつまでにどんな案件や作業をしているのか一目でパッとわかるようにグラフで表記される。

SES会社だと案件取ってきても、誰がアサインできるのかを確認するのに一苦労だから、うちでは営業会議でも事務SOL活用してもらってるよ。

営業が契約情報を入れる際のデータを拾って表にしているので、わざわざ販売管理ソフトとか給与ソフトとか他のソフトを連携しなくていいの。

まさに一つのシステムでデータを管理できてるからこそ、パッと素早く出せるんですね。
大体世の中の業務システムって業務ごとにものすごく機能が細分化されているか、まとめて全て買おうとすると高額すぎて導入できない。

事務SOLは早く経営者が業務改善やシステム化をスムーズに進めてほしいからこそ、1ユーザーは無料にしてるの。

じゃあこれからデジタル化を進めて業務改善にチャレンジする企業にとって、気軽に導入できちゃいますね。
そう。

初めにまずは経営者が触ってみて、システムに慣れてきたら他の経理や事務員分のユーザーアカウントを増やしていけばいい。

3ユーザーであれば、9800円(税込み10780円)だし、1ユーザー追加も3000円(税込3300円)で対応してるんだ。

年間契約してもらえれば、1ヶ月分お得になるようなプランもあるから、すでに他社でシステムの扱いに慣れている人や本格的にデータのシステムでの管理を考えているのであれば長期契約の方がいいと思う。

どのユーザーも全ての機能を使えるんですか?
もちろん!
えええ!今までの紹介した機能をこんな低価格で使わせてもらえるなんて、お得すぎません?
中小企業のデジタル化のハードルを一つでも下げようと思ってるからこそだね。

しかも、お客様のお声を聞きながら必要な機能も今後どんどん追加していくので、常に最新のバージョンで使えるよ。

システム導入したいけど金額や使い勝手が気になってる経営者こそ、事務SOLは是非試してほしいですね。

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事務SOLはセキュリティの観点から、以下のブラウザでご利用いただけます。
・最新版のGoogle Chrome(Android版を含む)
・最新版のMicrosoft Edge
上記ブラウザがご利用できるOSであれば、WindowsでもMacでも問題なくご利用いただけます。
なお、事務SOLの推奨ブラウザ(最も快適にご利用いただけるブラウザ)は最新版のGoogle Chromeです。

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