SES事業を展開する企業の皆さん、こんな悩みを抱えていませんか？
「案件情報が複数のExcelに分散している」「誰がどの案件に関わっているのか把握できない」。
多くのSES企業が抱えるこの課題の解決策として「クラウド化」が注目されています。
しかし、ただ管理をクラウドに移行するだけでは、既存の問題点を引き継いでしまう危険性があります。
本記事では、SES案件一覧管理をクラウド化する前に知っておくべき基礎知識と、効果的な運用改善のポイントを解説します。
1.SES案件一覧管理の現状とよくある課題
多くのSES企業では、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った案件一覧管理が一般的です。
しかし、案件数の増加や組織の拡大とともに、従来の管理手法では対応しきれない課題が顕在化してきています。
まずは現在の管理体制にどのような問題があるのかを正確に把握することが重要です。
ここからは、SES企業が直面している課題について見ていきましょう。
1-1.Excelやスプレッドシート管理の限界点
多くのSES企業で使われているExcelやスプレッドシートは手軽さが魅力ですが、案件数や関係者が増えると深刻な限界が見えてきます。
最も大きな問題は、複数人での同時編集が困難なことです。
案件情報を更新するたびにファイルを共有し直す必要があり、どのファイルが最新版かわからなくなる状況が頻発します。
次に、データの整合性を保つのが困難になります。
各担当者が独自の記載方法で情報を入力するため、同じ案件でも表記が統一されず、集計時に手作業での修正が必要になります。
その結果、案件情報が正確に管理できず、営業や管理部門の判断に支障をきたすケースが少なくありません。
1-2.情報の分散・更新漏れがもたらすリスク
案件が増えると、担当者ごとに管理ファイルが分かれてしまい、「最新版はどれか」が分からない状況が頻発します。
例えば、営業部が持つ情報と管理部門が把握しているデータが食い違うと、契約条件や金額の認識ズレが起き、顧客対応や請求業務でトラブルにつながります。
さらに更新タイミングがバラバラだと、重要な案件情報が抜け落ちたり、古いまま利用されたりする危険性もあります。
こうした「情報の分散」と「更新漏れ」は、案件管理全体の信頼性を下げ、組織の成長スピードを鈍化させる大きな要因となります。
1-3.属人化によって経営判断が遅れる悪循環
案件一覧が営業担当ごとのExcelに依存していると、経営層が会社全体の状況を把握できなくなります。
担当者が休職・退職すれば案件情報の引き継ぎに手間取り、最悪の場合は案件進行そのものに支障が出ることもあります。
また、経営層は粗利や稼働率をもとに戦略を立てますが、一覧表が属人化していると数値を正しく算出できません。
その結果、経営判断の遅れや機会損失につながりやすくなります。
SES企業においては、案件管理の透明性と共有性が欠けること自体がリスクだと認識する必要があります。
2.案件一覧管理に必要な基礎知識
SES企業がクラウド案件一覧管理で成果を上げるためには、導入前の基礎固めが重要です。
どのような情報項目を管理すべきか、営業・管理・経営の各部門でどう活用されるのか、そして継続運用のための基本ルールとは何でしょうか。
これから具体的なポイントについて見ていきましょう。
2-1.案件一覧に最低限含めるべき情報項目
SES企業が案件一覧管理で成果を上げるためには、必要な情報項目を的確に整理することが不可欠です。
基本情報として案件名・顧客名・契約形態は必須であり、収益管理の観点から契約単価・精算条件・請求サイクルが重要です。
リソース管理では期間・稼働率・アサイン技術者名を明確にし、営業戦略には使用技術・業界・案件規模の情報が欠かせません。
さらに進捗状況・更新日・担当営業といった運用面の項目も含めることで、各部門が必要な情報を迅速に把握できる体制が構築されます。
これらの項目を適切に管理することで、営業機会の最大化とリソースの最適配置が実現します。
| 分類 | 項目名 | 目的 |
| 基本情報 | 案件名・顧客名・契約形態 | 案件の識別と管理 |
| 収益管理 | 契約単価・精算条件・請求サイクル | 収益性の把握 |
| リソース管理 | 期間・稼働率・アサイン技術者名 | 人材配置の最適化 |
| 営業戦略 | 使用技術・業界・案件規模 | 提案力の強化 |
| 運用管理 | 進捗状況・更新日・担当営業 | 情報の鮮度維持 |
2-2.営業・管理部門・経営層それぞれの利用目的の違い
案件一覧は部門ごとに異なる役割を持っています。
営業担当にとっては「現在の進行案件の確認」や「空き人材の把握」に欠かせません。
管理部門は請求や勤怠精算の基盤として利用し、正しい金額での請求や支払いに直結します。
経営層にとっては、案件単位の粗利や稼働率を分析する重要なデータベースです。
つまり案件一覧は単なるリストではなく、部門横断で活用される「経営情報の源泉」なのです。
この視点を押さえて管理体制を設計すると、クラウド化した後も有効活用しやすくなります。
2-3.効果的な案件一覧を維持するための基本ルール
案件一覧は作っただけでは意味がなく、最新の状態を維持できるかどうかが重要です。
そのためには、誰がいつどの情報を更新するのかを明確にするルールが不可欠といえます。
例えば「案件受注時は営業が必ず一覧に登録する」「毎週金曜日に進行状況を更新する」といった具体的な運用ルールを決めましょう。
さらに、入力項目を必要最小限に絞り、複雑になりすぎないようにすることも継続のカギです。
ルールが形骸化すると一覧はすぐに信頼を失うため、まずはシンプルでも確実に運用できる体制を整えることが大切です。
3.案件一覧を改善するための運用ポイント
現在のSES案件一覧管理に課題を感じているなら、運用面の改善が重要です。
入力ルールの統一や更新体制の構築、さらには粗利管理との連携まで、すぐに取り組める改善ポイントがあります。
どのような点に注意すべきか、改善手法について見ていきましょう。
3-1.入力ルール統一と責任者設定による情報品質の向上
案件情報の品質向上には、明確な入力ルールの統一が欠かせません。
例えば、電話番号は半角数字のみ、契約期間は「YYYY/MM/DD」形式で統一するなど、具体的なフォーマットを決めることで入力ミスを防げ、検索性も向上します。
さらに重要なのは、「誰が入力するのか」を明確にすることです。
営業部門が案件基本情報を、管理部門が契約条件を担当するといった役割分担により、情報の正確性が格段に向上します。
加えて、入力規則の数が増加した際は、設定内容をドキュメント化して管理することで、重複や矛盾を回避できます。
3-2.定期的な更新・確認の仕組みづくり
案件一覧は一度作って終わりではなく、常に最新情報を反映する仕組みが求められます。
そのためには週次や月次の定例ミーティングで更新状況を確認し、全員で共有することが効果的です。
営業が新規案件を入力し、管理部門が内容を精査するという流れを組み込めば、データの正確性が高まります。
また、経営層も定期的に一覧をチェックすることで、戦略判断に役立てられます。
定期更新の仕組みを持たない一覧表は、すぐに「古い情報の塊」となり、誰からも使われなくなってしまいます。
3-3.案件一覧と粗利管理を連動させて収益性を可視化する方法
案件一覧と粗利管理の連携には、まず案件作成時点で売上と原価を同時に管理する仕組みが重要です。
各案件に紐づく売上額と技術者の単価（原価）をリアルタイムで把握することで、案件ごとの粗利を自動計算できます。
これにより「どの案件が高利益なのか」「どこに改善余地があるのか」が一目で分かります。
営業は粗利を意識した提案ができ、経営層は精度の高い収益予測を立てられるようになります。
案件一覧を「見える化」するだけでなく、経営判断に直結するツールへ進化させることが、SES企業の成長には不可欠です。
4.クラウド化によるSES案件一覧管理のメリット
従来のExcelベースの管理から脱却し、クラウド化を進めることで、SES案件一覧管理は劇的な変化を遂げます。
部門間での情報共有スピードの向上から、過去データの戦略的活用まで、その効果は多岐にわたります。
では、クラウド化によってどのようなメリットが得られるのか、解説していきます。
4-1.リアルタイム共有で営業・管理・経営の意思決定を加速
クラウド化された案件一覧管理システムは、リアルタイムでの情報共有により、部門間の意思決定スピードを劇的に向上させます。
営業担当者が新規案件を獲得した瞬間に、管理部門は即座にアサイン可能な技術者を確認でき、経営層は売上見込みを把握できるようになります。
部門間での認識ズレが解消され、迅速な意思決定が可能です。
また、同時編集ができるため、複数の担当者が並行して案件を入力しても問題ありません。
従来のExcelでは「誰かが開いている間は編集できない」といった制約がありましたが、クラウドならその心配は不要です。
4-2.過去案件データの検索性・再利用性の向上
クラウド化すると、過去案件のデータを素早く検索できるようになります。
例えば「同じ業種での単価実績」や「特定スキルを持つ技術者の過去稼働履歴」などを探すとき、クラウドの検索機能が威力を発揮するでしょう。
これにより、新規提案や見積もり作成の際に参考データとして活用でき、営業活動のスピードと精度が大きく向上します。
また、過去案件の傾向を分析することで「どの分野に強いのか」「今後どこに注力すべきか」といった戦略立案にも役立ちます。
データが資産化される点も大きな強みです。
4-3.技術者アサイン状況の可視化と属人化の解消
技術者のアサイン状況をダッシュボードで視覚化することで、SES企業は戦略的なリソース配置が実現できます。
どの技術者がどの案件にアサインされているかが一目で分かるので、「空き人材を見逃していた」「同じ技術者を重複してアサインしてしまった」といったミスを防止できます。
さらに、担当営業だけが知っている情報に依存しなくて済むため、属人化も解消できます。
チーム全体で人材状況を把握できるようになれば、最適な人材配置が可能になり、稼働率向上も期待できるでしょう。
クラウドを導入することで、アサイン管理が組織的な取り組みへと変わるのです。
4-4.将来的な経営戦略・予測への活用
クラウド案件一覧は、単なる管理ツールにとどまらず「経営戦略の基盤」としても活用できます。
データが蓄積されることで、受注傾向の分析や市場動向の把握が可能です。
例えば「どのスキルの需要が高いか」「どの顧客との取引が安定しているか」といった情報を基に、営業戦略や人材育成の方向性を決められます。
また、将来的な案件数や人材稼働率を予測し、早めに採用や育成の準備を進めることも可能です。
クラウド化は単なる効率化ではなく、未来志向の経営に直結する投資といえます。
5.クラウド導入時の注意点と選定の視点
SES案件一覧管理をクラウド化する際には、単純にシステムを選んで移行すればよいわけではありません。
セキュリティ面での配慮から始まり、既存データの適切な整理、さらには自社に最適なツール選定まで、慎重に検討すべきポイントが存在します。
これらを見落とすと、クラウド化しても期待した効果が得られない可能性があります。
導入を成功させるための注意点と選定の視点について解説します。
5-1.権限設定とセキュリティ対策で情報漏洩リスクを回避
クラウド導入において特に注意すべきなのがセキュリティです。
案件一覧には顧客情報や契約金額などの機密データが含まれるため、閲覧・編集権限を細かく設定できるツールを選ぶ必要があります。
例えば、営業担当は自分が担当する案件のみ編集可能、経営層は全体を閲覧できるといった設定が望ましいでしょう。
また、ログの記録やアクセス制限の仕組みが備わっていれば、不正アクセスや情報漏えいのリスクを軽減できます。
利便性とセキュリティのバランスを考慮した選定が不可欠です。
5-2.データ移行前に実施すべき情報整理
クラウドに移行する前に、既存のExcelやスプレッドシートをそのまま移すのではなく、データの整理を行うことが重要です。
不要になった過去案件や、重複した顧客情報を整理することで、移行後の運用がスムーズになります。
逆に整理を怠ると、クラウドに移しても情報が煩雑なまま残り、管理効率が上がらない恐れがあります。
移行作業は「データをきれいにするチャンス」と捉え、必要な項目を絞り込み、正確で整理された情報をクラウドに移すようにしましょう。
5-3.SESに特化したツールと汎用クラウドの違い
クラウド案件管理には大きく分けて「汎用クラウドツール」と「SES特化型ツール」があります。
汎用ツール（例：Googleスプレッドシートや一般的なプロジェクト管理ツール）は自由度が高い反面、SES特有の精算条件管理や技術者アサイン機能は標準で備わっていません。
一方でSES特化型のクラウドツールは、業界特有の業務に対応しており、導入後すぐに活用できる利点があります。
自社の規模や業務内容に合わせて、どちらが適しているかを慎重に判断することが成功のカギです。
まとめ
SES企業が案件一覧管理を効率化するには、まず案件名や契約条件、技術者アサインなどの基礎項目を正しく整理し、運用ルールを定めることが欠かせません。
入力や更新の精度を高めることで、一覧表は記録にとどまらず、営業・管理・経営の判断に役立つデータとなります。
そのうえでクラウド化を進めれば、リアルタイム共有や属人化の解消、粗利管理の精度向上といったメリットを享受できます。
重要なのは、導入そのものではなく「維持と改善の仕組み」とセットで取り組むことです。
基礎理解と運用改善を踏まえたクラウド化こそが、案件管理を成長の土台へと変えていくカギとなります。
案件管理をクラウド化して業務効率を最大化
SES企業の成長には、案件一覧管理のクラウド化が不可欠です。
Excel管理による情報の分散や更新漏れ、属人化といった課題を解決し、営業・管理・経営の意思決定を加速させることができます。
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