中小企業の事務作業が、たった一つのシステムで完結！
「事務作業」と「経営データの把握」を圧倒的に効率化する、事務SOL（ジムソル）です！
この記事は、起業2年目、法人化してまだ数ヶ月という、まだ孵化（ふか）すらしていないようなヒヨコ社長が、事務SOLを通じて学んだことを公開する成長？記録です。
事務SOLのWebマーケティングを任される一方、経営は「け」の字もよくわからない状態。営業はできるけど数字は見られないという典型的なそれです。
事務SOLをより多くの社長さんに使ってみてもらいたい！その一心で、ある意味仕事のために自分の無知さを晒しています…。
しかし、とにかく独立当初はいわゆる「わからないことがわからない」という状態で、お金の管理の仕方や、必要な手続きも、誰を頼ったら良いのかすらわかりませんでした。
また、会計ソフトは使い始めるのは簡単でも、使いこなすのは至難のワザ。
使いこなせないくせに毎月のデータだけは自動で取り込まれてくるので、チンプンカンプンな膨大なデータだけが溜まっていって処理できずに頭はパニック…
税理士さんもどんな人にお願いしたら良いのか、判断もつかなかったのです。
なぜこんな記事を書き残すのか。それは、
今も、そして未来にも、自分と同じような境遇の新米社長が必ずいるはずだからです。
独立間もないスタートアップの社長さんや、何年か突っ走ってきたけれどお金のことは全て感覚だったというような社長さんにはぜひご覧いただきたいと思っております。
※本文中、様々な会話がでてきますが、あくまでも個人の見解です。
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岡田郁二 |
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| VIPソフトウェア株式会社の取締役管理本部長。日々の事務作業の手間を減らすべく、自分が使いたいシステムを開発することを決意。事務SOLの基本設計を行う。 | |
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黒田実緒 |
|---|---|
| ウェブマーケティング会社を起業し2年目。事務SOLのマーケティングを担当しながら、実際に使って業務改善・経営改善していきます。 | |
とりあえず会計ソフトを入れておけばなんとかなるという「幻想」
私の場合、そもそも事務SOLを使い始めるまでに相当時間がかかりましたよね。 固定観念に囚われすぎて、まず事務SOLがなんなのかを理解するまでが大変でした。 「会計ソフト」なら使ってるし（使えてなかったけど）と思っていました。何回説明した？（笑） いつまでも使わないから、内心、何度同じ話させるんだと思っていたよ！（普段から何度も同じ話するタイプじゃないですか…） いや〜、会計ソフトと事務SOLのちがいがわからなかったんですよ。 ぶっちゃけ、「経営状況なんて、今のクラウド会計ソフトで出せるじゃん！」って思ってましたから。そういう機能あるし！って思ってましたもん。 で、会計ソフトは使えていなかったんだろ？（笑）
はい…。（笑） とにかく難しいんですよ。いや、これでも私、簿記3級は取ってるんですよ！？（だいぶ前ですけど。） まぁ何というか、あの会計ソフトの画面。あの借方貸方とか、帳簿とか、開いただけで吐き気がしていました。 結局、やらなきゃいけないのはわかっているのに、気が重たくて重たくて、普段ならサクサク仕事始めるんですけど、お金のことになるとずっとパソコンの周りをウロウロウロウロして、結局別の作業し始めるみたいな。（笑） 似たような人いっぱいいると思いますよ。（笑）
まず、私の場合、本当にありがたいことに独立当初からある程度の仕事量があって、営業は得意だから案件は取ってくるし、現場のやらなきゃいけない仕事はいっぱいあったわけです。 でもお金の管理は会計ソフトさえ入れていれば、自分で処理できるだろうと思っていましたし、独立して間もなくは「そうするべきだ」とも思っていました。
それが唯一の救いだったな！良い判断。 経営者は、自分のわからないことをいきなり丸投げしてはいけない。 はじめから丸投げすると、後々上がってきたデータが正しいのか正しくないのか、その判断さえ自分でできなくなってしまう。これはかなり重要なポイントで、多くの経営者が税理士から受け取ったデータにミスがあっても気が付けない。そもそも見ていないという経営者もかなり多いよ。
はじめは個人事業主だったので、まだ「税理士さんは決算の時だけお願いすればいいや」という発想もありました。
いまは記帳代行だけ安くやってくれるサービスも沢山あるじゃないですか。そういうのを上手く活用していったほうが安上がりになるんじゃないかとか。
それで色んな人に話を聞いて、それでも答えは出ず。 この頃は、「忙しい…でもできるだけお金を掛けたくない」という気持ちが強かった時期です。結局自分ではどうにもできなくなって、最後、決算前に士業の人にまとめて整理してもらいました。
どうしたらスッキリ管理できるんだろうか、全部自分でやるべきなのだろうかとか、ずーっとモヤモヤしながら色んな人に話を聞いて情報収集していましたね。
会計ソフトは税理士が使うソフトなんだ。素人が自分で処理しても、必ず仕分けも間違えている。今まで随分色んな税理士に話を聞いてきたけど、全員口を揃えて同じことを言うね。持論は、素人は会計ソフトは触らないほうが懸命。その代わり、日々何にお金を使っているのか、現金出納帳・預金出納帳を付けること。できれば手書きでね！
あの…..会計ソフトって、預金とか、クレジットカードとか、スイカのデータとかを全部自動で収集してくれるじゃないですか。 私にとってあれがパニックを引き起こす原因でした。そもそも独立してすぐは、自分のお財布と事業のお金を明確に区別できていなかったんです。プライベートも仕事も個人のクレジットカードで決済して、それが一気に会計ソフトに取り込まれるから、領収書はあれど…もう何がなんだかわからないわけですよ。
この頃ですね。岡田さんに言われていたのもあって、「会計ソフトを自分で使うのやめよう！」と考え直したのは。
自分の財布と、事業のお金を区別する
それから取り組んだのは、本当に初歩的なことなのですが個人のお金と、事業のお金を明確に区別するということです。 特に個人事業主って、これ曖昧にしちゃってる人が多いのではないかと思います。私の場合、後に役員となるパートナーもはじめからいたし、その他にも何人もパートナーの方々がいたので、みんなで働いて得たお金を、社長が全部自分の財布にしているって、そんな話はありえない、自分ならそんな人と一緒に仕事はしたくないと思っていました。 だからものすごく気持ち悪かったんですよね。
それに、個人のお金と事業のお金がぐちゃぐちゃだと、結局何にいくら投資できるのか、この仕事にいくら経費を掛けられるのか、そういうこともハッキリ判断できない。
「なんとなくこのくらい…？」という、いわゆるどんぶり勘定しかできないわけで、このままじゃパートナーさんたちからの信頼を失っていくだろうなと、かなり焦りがありました。
それで現金出納帳も付け始めたんだっけ？そうですね！ 法人化のタイミングと重なって、会社の銀行口座をつくって（これも色んな資料提出したり大変だった…）、事業用のクレジットカードとスイカを用意しました。現金出納帳はスプレッドシートにして、事業の出費とプライベートの出費、全部、常にお金を使った瞬間にアプリで入力するということをやり始めました。
どう？お金を使っている自覚があるでしょう？ 経営者の仕事は数字を見ること。一円たりとも無駄にしちゃいけない。 その基本スキルを身につけるには一番いい方法だよ！余談ですが…、 正直、お恥ずかしい話、一ヶ月、自分がいくら何に使ってるのか初めて見たんです。こんなにコンビニでお金使ってるんだ！とか。 何個おにぎり食べてるんだよ！とかちょっとツッコみたくなるくらい。（笑）ただ、はっきり感じてるのは、数字（データ）を見ることへの抵抗感、拒否反応が少しずつ薄れていきました。これが一番良かったことかもしれません。
データが無い時って、暗闇でおばけに怯えてるみたいな、見えない何かに常に怯えてる感覚だったんです。
それが「情報」として見えるようになったことで、恐怖感が無くなりました！「これをやめれば経費減らせるな」とか。わかるので。
おおおおお！（笑） 言うことが変わってきたね！（笑）すごいじゃん！（笑）新米経営者には必ず現金出納帳、それから預金出納帳を渡すっていう税理士もいるからね！それくらい経営の基本だってことよ。
事務SOLは会計ソフトではなく、手元でリアルタイムに会社の状況を把握するためのツール
事務SOLを使い始めるまでになんで時間が掛かったかというと、お話したように「スタートアップは自分で会計ソフトを使いこなすべき」という固定観念がめちゃめちゃ根深かったからです。その自分の中の常識の枠をはずすまでに、すごく時間がかかってしまいました。
今はどうやって管理しているの？手元では事務SOLで管理して、そのデータ（主に経費一覧）と経費の領収書などを税理士さんに共有して、毎月の月次決算をもらうというやり方に落ち着きました。自分では会計ソフトは使っていません。
事務SOLの良いところって、機能やインターフェースがかなりシンプルだってことです。 シンプルなんですが、全部のデータが紐付いて、本来一番大事な「毎月の事業の結果」を見せてくれる。
経費も、いたってシンプルに、使ったものをただ入力するだけ。
「正確な仕分け」は税理士さんにやってもらっています。自分はおこづかい帳（家計簿というべきか）を付けている感覚です！
確かに経費を入力するのは、領収書を見ながら手入力しなければなりませんが、逆にそれがいいです。自動入力で、何にいくら使ったかをきちんと認識しないまま過ぎていく方が危険だと思っています。
その通りだね！ 世の中、便利なツールに溢れている。私が危惧しているのは、人が自分の頭で物事を考えなくなってきていることなんだ。本当に大事な事が、見落とされていないか？と。
リーマンショックで、私と同業だった会社は、新宿の一等地にあるビルの高層階にオフィスを構えていたけれど、その後倒産した。
一方の私は、真っ先に事務所を移転し、固定費を下げ、黒字を維持できた。
その頃の社員は今も働いているよ。うちの会社は離職率もかなり低いんだ。
事務SOLの原点ですね！離職率が低いのは、SESでお客様先への常駐もありながら凄いですね。数字（事実）に基づいて評価されているから、納得して働けるんじゃないでしょうか？それを本人が理解できているって事が大事だと思う。
社長と社員って、業務も違うし、考える事が違うから、社長にとって当たり前のことも社員にはわからないことって沢山あると思うんですよね。
特に「給料から勝手に引かれてる」社会保険とか。私が会社員だった時なんて、全く理解できていませんでしたよ。
給料を上げれば社会保険料も上がる。めちゃくちゃ高いですよね…社会保険（泣）
そういう仕組みや事実を双方にわかって、俯瞰視できるから、自発的になれるのかなって。 いや、「マネジメント」とか「リーダーシップ」の話になってしまいましたが、この辺も色々と岡田さんに聞きたいことは沢山あるんですよ。
じゃあ次は事業計画の話だな！
事務SOLには人事・給与、営業、経理、経営業務まで、必要な機能が全て揃っています。
お客さんの契約情報の管理から、
案件の登録、それに紐づく発注、請求、
社員の労働時間の管理〜給与の計算、
その他経理業務
これらがぜーんぶ「1つ」にまとまっているから、その結果、会社の今の状態がどうなのか、利益はどれだけでているのか、どの案件が利益率が良いのかまで、
ボタン一つで経営の分析データをいつでも確認できるのです！
17期連続黒字経営の、VIPソフトウェア株式会社がプロデュース、開発する事務SOLには、黒字経営の極意が全て詰まっています。
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